Beschlussvorschlag:

LOS 1:

Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt, die Vergabe des Loses 1 - Gebäudereinigung – Laufende Unterhaltsreinigung und eine jährliche Grundreinigung in der Grundschule, Feuerwehr und Gemeindebüro Bentwisch an die Firma Prior und Preußner GmbH mit einer Bruttoangebotssumme von 25.223,10 Euro jährlich. Die Gelder sind in den entsprechenden Produktkonten im Haushalt 2022 einzuplanen.

Der Beginn der Ausführung ist der 01.02.2022.

und

LOS 2:

Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt, die Vergabe des Loses 2 – Glasreinigung mit Rahmen in der Grundschule, Feuerwehr und Gemeindebüro Bentwisch an die Firma Dussmann mit einer Bruttoangebotssumme von 1.396,19 Euro jährlich.

Die entsprechenden Gelder werden in der Haushaltsplanung 2022 bereitgestellt.

Abstimmungsergebnis:

Gesetzl. Anzahl d. Vertreter:

Davon anwesend:

Zustimmung:

Ablehnung:

Enthaltung:

Sachverhalt:

Der Vertrag über die Leistung von Glas- und Gebäudereinigungsarbeiten in der Grundschule Bentwisch wurde am 16.12.1998 mit der Firma „Allesreinigung Waldemar Sperber“ abgeschlossen.

Desweiteren wurde der Reinigungsvertrag der Feuerwehr in der Goorstorfer Str. 1 am 01.09.1999 abgeschlossen.   Bisher wurden aufgrund des allgemeinverbindlichen Mindestlohntarifvertrages für Gebäudereinigungsleistungen nur preisliche Veränderungen angepasst.

Lt. Beschaffungsvorschriften sollten jedoch innerhalb von 3 bis 5 Jahren die Dienstleistungen neu ausgeschrieben werden. Die derzeitigen Reinigungsverträge bestehen bereits seit über 20 Jahren.

Aufgrund dieser Tatsache hat die Verwaltung in Absprache mit der Gemeinde eine Öffentliche Ausschreibung der Reinigungsleistungen durchgeführt. In diesem Zusammenhang wurden die Reinigungsverträge bei den derzeitigen Reinigungsfirmen – hier „Allesreinigung Waldemar Sperber“ für die Grundschule und Feuerwehr, sowie bei „Dienstleistung Rostock“ für die Reinigung des Gemeindebüros im Börgerhus – fristgemäß per Einschreiben zum 31.01.2022 gekündigt.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Ausschreibung der Reinigungsleistungen erfolgte als Gesamtpaket für die Grundschule, Feuerwehr und das Gemeindebüro unterteilt in zwei Lose. Der Vorteil der Gesamtausschreibung ist, dass ein Auftragnehmer die Gebäudereinigungsleistungen durchführt

Um die Ausschreibung durchzuführen war es notwendig die Räumlichkeiten in den kommunalen Gebäuden zu erfassen, Leistungsverzeichnisse zu entwerfen, Raumbücher mit Aufstellung der zu reinigenden Bodenflächen nach Raumgruppen zu ermitteln, um die entsprechenden Kosten der Reinigungsleistungen zu ermitteln.

Die Vergabe der Reinigungsarbeiten wurden in folgende Lose unterteilt:

1. LOS1 – Gebäudereinigung (Laufende Unterhaltsreinigung und eine jährliche Grundreinigung)
2. LOS2 – Glasreinigung mit Rahmen (halbjährlich).

Mit der Vergabe der Ausschreibungsunterlagen wurden folgende Bewertungskriterien festgelegt:

LOS 1 – Gebäudereinigung (Unterhalts- und Grundreinigung):

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot gemäß §43 Nr. 1 UVgO.

Die Gesamtnote setzt sich in dieser Ausschreibung wie folgt zusammen:

1. Niedrigste Preisangebot in Euro:                                                                             60%
2. Angebot mit den höchsten Reinigungsstunden in Stunden:         40%

Die Punktvergabe erfolgt prozentual auf der Basis der Abweichung des Bieterwertes vom jeweiligen Bestwert (siehe Anlage „Erläuterung der Zuschlagskriterien“).

LOS2 – Glasreinigung

Niedrigster Gesamtpreis.

Im Rahmen der Öffentlichen Ausschreibung haben 16 Firmen die Vergabeunterlagen über die Vergabeplattform subreport ELVIS heruntergeladen, von denen neun fristgerecht ihre Angebote eingereicht haben.  Die Prüfung gemäß §41 Abs. 1 UVgO führte zu folgendem Ergebnis:

Alle Angebote sind rechtsverbindlich unterschrieben, enthalten die geforderten Preise sowie Erklärungen und Nachweise. Es liegt kein Ausschlussgrund nach §42 UVgO vor.

LOS 1:

Nach Prüfung der Angemessenheit des Preises (siehe VgG §6 Abs. 2) liegt kein Ausschlussgrund vor. Der Zuschlag ist auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend. Lt. Bewertungsmatrix wird die Gesamtnote mit  60% für die Preisnote und mit 40%  für die Reinigungsstundennote ermittelt.

Lt. der Anlage Los 1 Unterhaltreinigung erhält die Firma Prior & Preußner GmbH mit einer Gesamtnote von 1,894 den Zuschlag. Um die Angebote miteinander zu vergleichen, wurden ebenfalls die aufzuwendenden Stunden je Reinigung berechnet.

Das Angebot der Firma Prior & Preußner GmbH liegt bei der monatlichen Unterhaltsreinigung bei der Feuerwehr (1,72 h/Reinigung) und dem Gemeindebüro (1,24 h/Reinigung) im Durchschnitt.

Bei der Grundschule wurden 3,14 h/Reinigung veranschlagt. Dieser Wert liegt zwar unter dem Durchschnitt (ca. 20 Minuten weniger), jedoch haben andere Firmen noch weniger Zeit angesetzt.

Die Firma Prior & Preußner GmbH ist bundesweit aufgestellt - 470 Einsatzorte und über 5.000 Mitarbeiter. In Rostock und Umgebung führt die Firma Reinigungsleistungen durch.

Die Verwaltung empfiehlt, dass die Firma Prior & Preußner GmbH mit 25.223,10 Euro jährlich brutto den Zuschlag für Los 1 Gebäudereinigung – Laufende Unterhaltsreinigung und eine jährliche Grundreinigung in der Grundschule, Feuerwehr und Gemeindebüro erhalten sollte.

LOS 2:

Lt.  Vergabekriterien für die Glasreinigung mit Rahmen erhält das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis den Zuschlag. Nach Prüfung der Angemessenheit und rechnerischer Prüfung hat die Firma Dussmann das wirtschaftlichste Angebot abgegeben (siehe §43 Nr. 1 UVgO).

Die Verwaltung empfiehlt, dass die Firma Dussmann mit 1.396,19 Euro jährlich brutto den Zuschlag für Los 2 Glasreinigung mit Rahmen in der Grundschule, Feuerwehr und Gemeindebüro erhalten sollte.

Das Ergebnis der Ausschreibung der Reinigungsleistungen ist zufriedenstellend. Die Kosten sind angemessen und übersteigen nicht die bisherigen Kosten. Der Vertrag wird mit einer Probezeit von einem halben Jahr geschlossen. Nach deren Ablauf ist der Vertrag befristet bis 31.12.2024 gültig.  Der Vertrag verlängert sich um ein Jahr, sofern er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende eines Vertragsjahres schriftlich gekündigt wird.

Finanzierung:

Im Rahmen der Haushaltsplanung 2022 sind die finanziellen Mittel in den entsprechenden Produktkonten einzuplanen: