SessionNet | Beschluss der Gemeindevertretung Blankenhagen über die Anschaffung von Tablets für die digitale Gremienarbeit

Beschlussvorschlag 1: (Variante 1)

Die Gemeindevertretung Blankenhagen beschließt, dass die Endgeräte für die elektronische Gremienarbeit von der Gemeinde bereitgestellt werden und jedem Gremienmitglied 1 Leihgerät für die Dauer der Gremienzugehörigkeit bzw. einer Legislaturperiode kostenfrei zur Verfügung gestellt wird.

Die in diesem Zusammenhang entstehenden Kosten werden aus dem Produktsachkonto 11104.7857200 finanziert.

Abstimmungsergebnis:

Gesetzliche Anzahl der Vertreter:

davon anwesend:

Zustimmung:

Ablehnung:

Enthaltung:

ODER

Beschlussvorschlag 2: (Variante 2)

Die Gemeindevertretung Blankenhagen beschließt, dass die Endgeräte für die elektronische Gremienarbeit von den Gremienmitgliedern selbst bereitgestellt werden.

Auf schriftlichen Antrag erhält jedes Gremienmitglied einen einmaligen Betrag in Höhe von maximal ……………………… Euro pro Wahlperiode als Zuschuss für die Anschaffung eines Endgerätes zur Nutzung der digitalen Gremienarbeit

Stellt das Gremienmitglied anschließend einen Antrag nach § 29 Absatz 1 Satz 2 KV M-V (schriftliche Ladung) ist der gewährte Zuschuss für die restliche Zeit der Wahlperiode anteilig pro Jahr zurück zu zahlen.

Wird der Antrag auf Gewährung des Zuschusses erst im Laufe der Wahlperiode gestellt, ist der Zuschuss ebenfalls nur anteilig pro Jahr für die restliche Zeit der Wahlperiode zu gewähren. Der Zuschuss kann erst mit rechtskräftiger Haushaltssatzung ausgezahlt werden.

Die in diesem Zusammenhang entstehenden Kosten sind unter dem Produktsachkonto 11104.7843200 (Auszahlungen) sowie 53….. (Abschreibungen) zu buchen. – Deckung aus dem Produktsachkonto 11104.7857200.

Abstimmungsergebnis:

Gesetzliche Anzahl der Vertreter:

davon anwesend:

Zustimmung:

Ablehnung:

Enthaltung:

Sachverhalt:

Die Gemeindevertretung Blankenhagen hat auf der konstituierenden Sitzung am 01.07.20219 die Geschäftsordnung neu beschlossen.

Demnach lautet § 1 Absatz 3 der Geschäftsordnung der Gemeinde Blankenhagen wie folgt:

„Die Ladung erfolgt elektronisch unter Mitteilung der Tagesordnung und der Sitzungsunterlagen. Als elektronische Form ist die Nutzung des Ratsinformationssystems „Session“, mit zugangsgeschützter Nutzerkennung zugelassen. Das Verlangen von einzelnen Gemeindevertretern nach schriftlicher Einladung ist schriftlich an den Bürgermeister zu richten.“

Des Weiteren wurde folgender Beschluss (VZD/778/325/2019/GBL) gefasst:

„Die Gemeindevertretung Blankenhagen beschließt, dass mit der Haushaltsplanung 2020 entschieden werden soll, ob die Geräte selbst angeschafft, ein Zuschuss gezahlt werden soll oder die Gemeinde die Endgeräte anschafft.“

Die Verwaltung hat daraufhin im Rahmen der Haushaltsplanung 2020 einen Betrag von 10.500 € für die Anschaffung von Tablets für die digitale Gremienarbeit eingestellt und zur Beratung vorgelegt. Aufgrund der angespannten Haushaltslage entschied am 02.12.2019 der Haupt- und Finanzausschuss jedoch, den Betrag komplett zu streichen und ggf. in die Planung für 2021 aufzunehmen.

Im Haushalt 2021 der Gemeinde Blankenhagen wurde die Investitionsmaßnahme (10.500 € für die Anschaffung von Tablets) dann unter dem Produktsachkonto 11104.7857200 eingestellt. Da es in 2021 keine weitere Beschlussfassung hierzu gab, wurden die Mittel inzwischen als Haushaltsrest in den Haushalt 2022 übertragen.

Der Sachverhalt ist somit weiter offen, die Gemeinde sollte daher dringend entscheiden, wie die Maßnahme nun konkret umgesetzt werden soll.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Firma Somacos bietet für das im Amt Rostocker Heide bereits eingesetzte Ratsinformations-systems „Session“ ein Zusatzmodul „Mandatos“ an. Dieses Modul ermöglicht die papierlose, elektronische Gremienarbeit.

Die Verwaltung hat bereits die Lizenzen der Firma Somacos für die Mandatos-Serverkomponente und Mandatos-App der Betriebssysteme Android, Microsoft und iOS erworben. Damit sind die Nutzungsvoraussetzungen softwareseitig in der Verwaltung und mit der Mandatos-App für die Endgeräte (Tablets) geschaffen.

Die Verwaltung hält 2 Varianten der Bereitstellung der Endgeräte für sinnvoll und stellt diese zur Diskussion:

Variante 1: Bereitstellung der Endgeräte durch die Gemeinde/Verwaltung

Die Verwaltung beschafft für die Gremienmitglieder ein Endgerät und stellt ihnen dieses für die Dauer der Gremienzugehörigkeit bzw. einer Legislaturperiode leihweise zur Verfügung.

Vorteile:

- Über ein MDM (Mobile Device Management) kann sichergestellt werden, dass sie jederzeit ordnungsgemäß inventarisiert bleiben und den Sicherheitsvorgaben im Netzbetrieb der Verwaltung entsprechen.

- Die Verwaltung könnte sich auf ein Modell/Betriebssystem konzentrieren. Entsprechend fallen weniger Kosten für die Softwarepflege für ein Betriebssystem an.

- Alle Geräte sind technisch gleich und erleichtern Hilfestellung bei etwaigen Problemen.

Nachteile:

- Erhöhter Anschaffungs- und Betreuungsaufwand in der Verwaltung

- zusätzliche Kosten für Einrichtung und Pflege für ein MDM

- Die Verwaltung wäre für den Betrieb der Geräte verantwortlich.

- Die Geräte sind nach einer Wahlperiode veraltet und müssen neu beschafft werden.

Variante 2: Bereitstellung der Endgeräte durch das Gremienmitglied selbst /

ggf. Zuschusszahlung durch Gemeinde

Das Gremienmitglied kann sein eigenes Tablet nutzen (Android, Microsoft oder iOS Betriebssystem). Auf Antrag kann ein einmaliger Betrag pro Wahlperiode – beispielsweise in Höhe von max. 550 € – pro Gremienmitglied als Zuschuss für die Beschaffung eines Endgerätes vorgesehen werden. Der Zuschuss wäre nur unter Vorlage eines Kaufbeleges für ein neues Gerät zu gewähren.

Vorteile:

- Gremienmitglieder, die auch jetzt schon mit einem eigenen Tablet arbeiten, können das ihnen vertraute Gerät weiterverwenden.

- Gremienmitglieder können eins nach Ihren Vorstellungen und Arbeitsweise passendes Gerät anschaffen. Zusätzliche Kosten (über Zuschuss hinaus) müsste die Gremienmitglieder übernehmen.

- Geringerer Anschaffungs- und Betreuungsaufwand in der Verwaltung.

Nachteile:

- Die Sicherheit des Gerätes kann verwaltungsseitig nicht beeinflusst werden.

- Lizenzgebühren und Softwarepflegekosten fallen für zwei Betriebssysteme an.

- Anwenderunterstützung ist bei unterschiedlichen Geräten nicht mehr möglich

Die Variante 2 ist die nach heutigen Erkenntnissen von der Verwaltung bevorzugte Variante und wird auch in Bentwisch, Mönchhagen und Gelbensande umgesetzt. Es erfolgt bei beiden Varianten eine Verschlüsselung der Daten und Dokumente lokal in der App Mandatos auf dem Endgerät. Unter Einhaltung bestimmter Vorgaben (Geschäftsordnung, Verpflichtung Gremienmitglied) kann ein gewisser Sicherheitsstandard gewährt werden.

Besonders sei noch einmal darauf hingewiesen, dass jedes Gremienmitglied (individuell für sich) weiterhin die schriftliche Ladung verlangen (§ 29 Absatz 1 Satz 2 KV M-V) kann. In diesem Fall ändert sich für das Gremienmitglied nichts und die Unterlagen werden weiterhin in Papierform zugestellt.

Finanzierung:

Siehe Erläuterungen im Sachverhalt. Unter dem Produktsachkonto 11104.7857200 stehen Mittel in Höhe von 10.500 € für die Anschaffung von Tablets zur Verfügung. Sollten diese Mittel im aktuellen Haushaltsjahr nicht beansprucht werden, verfallen sie und müssten ggf. in die Planung für 2023 neu eingestellt werden (da bereits von 2021 als Haushaltsrest nach 2022 übertragen wurde).

Je nachdem welche Variante gewählt wird, fallen für die Bereitstellung der Endgeräte Kosten für die Gemeinde an.

Bei der Variante 1 (Bereitstellung der Endgeräte durch Gemeinde) sind mit Kosten in Höhe von ca. 10.500 Euro (19 Gremienmitglieder, inkl. sachkundige Einwohner x 550 € pro Tablet) zzgl. Abschreibungen in Höhe von ca. 10.500 € (da es sich um die Anschaffung geringwertiger Geräte handelt, sind diese noch im selben Jahr abzuschreiben) zu rechnen.

Variante 2 (Bereitstellung der Endgeräte durch das Gremienmitglied selbst) ist abhängig von der ggf. gewährten Zuschusshöhe. Auch hier sind Abschreibungen zu berücksichtigen, da es sich um einen investiven Zuschuss handelt.