Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung Rövershagen beschließt, die zweite Änderungsvereinbarung der Firma MV-Systems zum Wartungsvertrag vom 01.02.2011 aufgrund der sich weiter steigernden Gerätezahl, der deutlich gestiegenen Inflation sowie den gestiegenen Energiepreisen zu genehmigen. Die Änderungsvereinbarung wird zum 01.01.2023 wirksam.

Damit erhöht sich zu diesem Zeitpunkt die monatliche Pauschale für den telefonischen Support sowie die Fernwartung auf 150,00€ netto monatlich.

Hinzu kommt die Kostenerhöhung der jährlichen Wartung auf 500,00€ netto zuzügl. 55,00€ Fahrtkostenpauschale.

Die Kosten für die Wartung „auf Zuruf“ erhöhen sich auf 60,00€ netto/Stunde zuzügl. 55,00€ Fahrtkostenpauschale.

Alle anderen Punkte und Regelungen des Wartungsvertrages vom 01.02.2011 bleiben unverändert bestehen.

Die Bürgermeisterin und 1. stellv. Bürgermeister werden ermächtigt, die o.g. Änderungsvereinbarung zu unterzeichnen. 

Abstimmungsergebnis:

Gesetzliche Anzahl der Vertreter:           

davon anwesend:                                            

Zustimmung:                                                     

Ablehnung:                                                        

Enthaltung:                                                        

Sachverhalt:

Seit dem 01.02.2011 läuft ein unbefristeter Wartungsvertrag mit der Firma MV-Systems für die EDV-Technik in der Grundschule Rövershagen.

Seit Abschluss dieses Vertrages ist bisher eine Änderungsvereinbarung (zum 01.01.2021) abgeschlossen worden. Diese Änderungsvereinbarung wurde abgeschlossen, da seit 10 Jahren keine Anpassung der Kosten erfolgt ist und aufgrund der ersten IT-Erweiterung im Zuge des DigitalPakts (die Leihgeräte für die Lehrkräfte und die Leihgeräte für die Schüler/innen sind angeschafft worden).

Nunmehr hat die Wartungsfirma mit E-Mail vom 18.10.2022 angekündigt, dass zum 01.01.2023 eine 2. Änderungsvereinbarung erforderlich wird. Dies wird mit der deutlich gestiegenen Inflation, den gestiegenen Energiepreisen sowie der bevorstehenden Erweiterung der Schul-IT (Umsetzung des DigitalPakts Schule) begründet.  

Stellungnahme der Verwaltung:

Im Einzelnen stellt sich die Kostenerhöhung wie folgt dar:

Aus dieser Tabelle ist ersichtlich, dass sich die monatliche Pauschale, die Wartungsarbeiten „auf Zuruf“ sowie die Kosten für die jährliche Wartung erhöhen werden. Die anderen Positionen bleiben, wie im ursprünglichen Wartungsvertrag vereinbart, bestehen.

Die 1. Änderungsvereinbarung wird durch die 2. Änderungsvereinbarung ersetzt.

Die Erhöhung der monatlichen Kosten ist u.a. erforderlich, da es zukünftig weiterhin einen Anstieg an mobilen Endgeräten geben wird. So ist ein Klassensatz mobiler Endgeräte (24 Notebooks) aus dem Haushalt 2022 beauftragt und wird demnächst geliefert.

Mit der kommenden Umsetzung des DigitalPakts soll ein weiterer Klassensatz mobiler Endgeräte angeschafft werden, sofern die finanziellen Mittel ausreichend sind.

Es wird somit ein stetiger Anstieg an mobilen Endgeräten in den kommenden Monaten zu verzeichnen sein.

Ursprünglich beliefen sich die Kosten für die monatliche Pauschale auf 1.128,12€ brutto jährlich. Aktuell belaufen sich diese Kosten auf 1.785,00€ brutto (jährliche Erhöhung von 656,88€ brutto).

Ab dem 01.01.2023 würden sich die Kosten dann auf jährlich 2.142,00€ brutto belaufen. Dies stellt eine jährliche Kostensteigerung von 357,00€ brutto zu den jetzigen Kosten dar.

Aufgrund der anstehenden Umsetzung des DigitalPakts Schule im Jahr 2022/2023 empfiehlt die Verwaltung, aufgrund der Kostenerhöhung zum jetzigen Zeitpunkt keine Neuausschreibung der Wartungsfirma vorzunehmen. Der jetzigen Wartungsfirma sind die örtlichen Gegebenheiten aufgrund langjähriger Zusammenarbeit bestens bekannt, so dass hier jederzeit auf die fachliche Unterstützung zurückgegriffen werden kann. Ebenfalls gibt es bezüglich der Zusammenarbeit keinerlei Beanstandungen. Sofern Unterstützung/Hilfe benötigt wird bzw. wurde, ist dies stets erfolgt.

Sofern es ggf. zu einem Wechsel der Wartungsfirma kommen sollte, muss diese sich zunächst in die örtlichen Gegebenheiten einarbeiten. Inwieweit hier die Zusammenarbeit zufriedenstellend erfolgen würde und ob überhaupt ein wirtschaftlicheres Ergebnis durch das Vergabeverfahren erreicht wird, kann im Vorfeld nicht gesagt werden.

Die Gemeindevertretung Rövershagen muss nun entscheiden, ob der Änderungsvereinbarung (und damit der Kostenerhöhung) zum 01.01.2023 zugestimmt wird. 

Stellungnahme des Ausschusses für Schule, Jugend, Kultur und Sport vom 07.11.2022:

Der Ausschuss für Schule, Jugend, Kultur und Sport empfiehlt der Gemeindevertretung Rövershagen mit 4 Ja-Stimmen, 0 Nein-Stimmen und 0 Stimmenthaltungen dem Beschlussvorschlag der Verwaltung zuzustimmen.

Stellungnahme des Haupt- und Finanzausschusses vom 28.11.2022:

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung Rövershagen mit 5 Ja-Stimmen, 0 Nein-Stimmen und 0 Stimmenthaltungen dem Beschlussvorschlag der Verwaltung zuzustimmen. 

Finanzierung:

Die entsprechenden finanziellen Mittel müssen in den Haushalt 2023 der Gemeinde Rövershagen eingestellt werden.