Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt, die Beauftragung folgender Lose:

Los 1: interaktive Tafeln

Zuschlagserteilung an die Firma HK-MK GmbH, Old-Buern-Weg 5, 18184 Thulendorf mit einer Bruttoangebotssumme in Höhe von 36.707,22€.

Los 2: Tablets, Ladewagen, Kopfhörer, WLAN AccessPoints, WLAN Controller, PoE-Switch und Farblaserdrucker

Zuschlagserteilung an die Firma Datagroup Bremen GmbH, Hansestr. 21, 18182 Bentwisch mit einer Bruttoangebotssumme in Höhe von 17.636,87€.

Die Finanzierung ist durch die Fördermittel in Höhe von 77.286,00€ sowie Eigenmitteln der Gemeinde Bentwisch gesichert.

Der Bürgermeister und der erste stellvertretende Bürgermeister werden ermächtigt, die entsprechenden Aufträge zu unterzeichnen.

und

Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt, dass 1. Nachtragsangebot zu Los 1 mit einer Bruttoangebotssumme in Höhe von 2.801,26€ von der Firma HK-MK GmbH, Old-Buern-Weg 5, 18184 Thulendorf anzunehmen. Dieser Nachtrag ist erforderlich, da sich aufgrund der durchgeführten Baumaßnahmen im Grundschulgebäude während der Sommerferien die Anschlussmöglichkeiten für die interaktiven Tafeln verändert haben.

Der Bürgermeister und der erste stellvertretende Bürgermeister werden ermächtigt, den entsprechenden Auftrag zu unterzeichnen.

und

Die Gemeindevertretung Bentwisch erteilt die Ermächtigung, die Anzahl der mobilen Endgeräte für die Schüler/innen soweit zu erhöhen, dass der max. förderfähige Betrag erreicht, aber nicht überschritten wird (77.286€ - davon 20% = 15.457,20€). Ein entsprechendes Nachtragsangebot wird durch die Verwaltung eingeholt. Der Bürgermeister wird ermächtigt, im Anschluss den entsprechenden Auftrag zu unterzeichnen. 

Zudem erteilt die Gemeindevertretung Bentwisch die Ermächtigung, aus den Fördermitteln des DigitalPakts Schule eine neue Sonicwall anzuschaffen, da diese mit Nutzung des Breitbandanschlusses erforderlich wird.

Im Anschluss an das Vergabeverfahren werden der Bürgermeister und der erste stellvertretende Bürgermeister ermächtigt, den entsprechenden Auftrag zu unterzeichnen.

Abstimmungsergebnis:

Gesetzliche Anzahl der Vertreter:           

davon anwesend:                                            

Zustimmung:                                                     

Ablehnung:                                                        

Enthaltung:                                                          

Sachverhalt:

Mit Beschluss vom 28.01.2021 (VZD/2754/2020/GBE) hat die Gemeindevertretung Bentwisch dem Medienbildungskonzept (MBK) und dem Medienentwicklungsplan (MEP) für die Digitalisierung der Grundschule zugestimmt.

Auf dieser Grundlage wurde daraufhin der entsprechende Fördermittelantrag (DigitalPakt Schule 2019-2024) gestellt.

Zwischenzeitlich ist der Zuwendungsbescheid eingegangen und das erforderliche Vergabeverfahren wurde durchgeführt.

Stellungnahme der Verwaltung:

Das Vergabeverfahren wurde als Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) durchgeführt.

Im Vorfeld ist eine Vorab-Bekanntmachung auf der Homepage des Amtes Rostocker Heide veröffentlicht worden.

Die Vergabe wurde in 2 Lose aufgeteilt:

Los 1: 5x interaktive Tafeln inkl. Sofware, höhenverstellbarer Boden-/Wandhalterung, jeweils zwei Tafelflügeln (Whiteboard), Lieferung & Montage sowie Schulung und Support

Los 2: 17x Tablets (für die Schüler/innen), Ladewagen, 31x Kopfhörer, 10x WLAN AccessPoints, WLAN Controller, PoE-Switch und Farblaserdrucker

Insgesamt wurden 9 Firmen zur Angebotsabgabe aufgefordert, wobei die Firmen entscheiden konnten, ob sie für ein oder für beide Lose ein Angebot abgeben.

Eine Firma hat kein Angebot abgegeben, eine Firma hat für beide Lose ein Angebot abgegeben und die anderen Firmen haben jeweils für ein Los ein Angebot abgegeben.

Insgesamt liegt folgendes Ergebnis vor:

Los 1:                    3 vorliegende Angebote

Los 2:                    3 vorliegende Angebote

Alle Angebote sind fristgerecht eingereicht worden. Die Firmen sind jeweils für die Ausführung der eingereichten Leistungen geeignet.

Die Angebote wurden rechnerisch und formell durch die Verwaltung geprüft.

Die Prüfung brachte folgendes Ergebnis:

Los 1: Angebotssumme: 36.707,22€ (brutto)      HK-MK GmbH Thulendorf (mit Heinrich Hünicke als Nachunternehmer)

Los 2: Angebotssumme: 17.636,87€ (brutto)      Datagroup Bremen GmbH (NL Bentwisch)

Die Firmen haben jeweils das wirtschaftlichste Angebot eingereicht.

Da bei Los 1 große Preisdifferenzen zwischen den einzelnen Angeboten bestehen, wurde am 29.07.2021 ein entsprechendes Vergabegespräch mit dem günstigsten Bieter durchgeführt.

Während dieses Gespräches konnte der Bieter glaubhaft darlegen, dass der angebotene Preis auskömmlich ist, um die geforderte Leistung vollumfänglich umzusetzen und alle gesetzlichen Vorgaben (wie z.B. die Zahlung von Mindestlohn) eingehalten werden.

Aufgrund der durchgeführten Baumaßnahmen in der Grundschule (Einbau von Innentüren in den Sommerferien) ändern sich z.T. die Anschlussmöglichkeiten für die interaktiven Tafeln. Dies bedeutet, Kabel müssen teilweise anders verlegt werden als ursprünglich angedacht bzw. es werden teilweise zusätzliche Daten- und Steckdosen erforderlich, da die ursprünglich angedachten Dosen nur über sehr lange Kabelkanäle zur Verfügung stehen würden.

Zur Einholung eines 1. Nachtragsangebotes fand am 02.08.2021 eine erneute Begehung mit der Firma HK-MK GmbH statt. Ein entsprechendes Nachtragsangebot wurde am 03.08.2021 eingereicht. Die Kosten für eine notwendige Lösung (Mindestanforderung) belaufen sich auf 1.505,35€ und beinhalten Wandkanäle, Patchkabel und Verlängerungskabel inkl. Montage.

Die Kosten für die empfohlene Lösung belaufen sich auf 2.801,26€ und beinhaltet zudem noch zusätzliche Daten- und Steckdosen in einigen Klassenräumen.

Da noch ausreichend Fördermittel zur Verfügung stehen, empfiehlt die Verwaltung das Angebot über 2.801,26€ anzunehmen, um der Grundschule Bentwisch so eine dauerhaft vernünftige Lösung zur Verfügung zu stellen. 

Die Gesamtsumme der Fördermittel beläuft sich auf 77.286,00€.

Sofern der Auftrag für Los 1 über 36.707,22€ sowie der 1. Nachtrag zu Los 1 über 2.801,26€ beauftragt wird, ergibt dies Gesamtkosten i.H.v. 39.508,48€.

Die anderen beiden Angebote zu Los 1 liegen deutlich über den Kosten des Angebotes der HK-MK GmbH und auch hier wäre aufgrund der kürzlich durchgeführten Umbaumaßnahmen in der Grundschule noch ein 1. Nachtrag erforderlich.

Hinzu kommt der Auftrag für Los 2 über 17.636,87€.

Damit beläuft sich die Gesamtauftragssumme für Los 1 und Los 2 auf 57.145,35€.

Zuzüglich noch anfallender Dienstleistungskosten für die IT-Firma (Wartungsfirma) für die Installation/Einrichtung der Ausstattungsgegenstände aus Los 2 in Höhe von ca. 3.570€ ergibt dies eine Gesamtsumme von ca. 60.715,35€.

Damit verbleiben aktuell Fördermittel in Höhe von ca. 16.570,65€, die nicht verplant sind. 

Diese Einsparungen ergeben sich vorrangig dadurch, dass die interaktiven Tafeln deutlich günstiger angeboten wurden als zur Planung geschätzt.

Die noch zur Verfügung stehenden Fördermittel können noch verplant werden, es ist jedoch nicht jede Anschaffung ohne weiteres möglich, sondern die Umsetzung des beschlossenen Medienbildungskonzeptes (MBK) sowie des beschlossenen Medienentwicklungsplanes (MEP) muss zwingend eingehalten werden.

Da die Grundschule in ihrem Medienbildungskonzept (MBK) dargelegt hat, dass sie gerne für jede/n Schüler/in ein mobiles Endgerät haben möchte, besteht nunmehr die Möglichkeit, die Anzahl der Tablets noch aufzustocken.

Dieses ist jedoch nicht in unbegrenzter Stückzahl möglich (max. 25.000€ oder 20% des Gesamtzuwendungsvolumens (hier: 77.286€ - davon 20% = 15.457,20€)). Mit dem vorliegenden Angebot sind 9.071,37€ bereits verplant, so dass eine Aufstockung noch um eine Summe von max. 6.385,83€ möglich wäre.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, in Vorbereitung auf den Breitbandanschluss bereits jetzt eine neue Sonicwall anzuschaffen. Die derzeit genutzte Sonicwall ist nicht in der Lage, die Geschwindigkeit des Breitbandanschlusses weiterzugeben. Das bedeutet, dass die Grundschule die höhere Geschwindigkeit des Breitbandes nicht nutzen kann, wenn die Sonicwall nicht ausgetauscht wird. Die Kosten werden sich voraussichtlich auf 2.400€ brutto belaufen. Ein entsprechendes Vergabeverfahren müsste noch entsprechend durchgeführt werden.

Damit wären dann insgesamt weitere 8.785,83€ an Fördermitteln verplant. Es verbleiben 7.784,82€, wobei zu beachten ist, dass sich mit der Anzahl der Geräte auch die Dienstleistungskosten der IT-Firma (Wartungsfirma) noch erhöhen werden.

Finanzierung:

Die Finanzierung ist durch die Fördermittel in Höhe von 77.286,00€ gesichert. Zudem hat die Gemeinde Bentwisch zur Vorfinanzierung der Gesamtmaßnahme 80.000€ in den Haushalt eingestellt.