Beschlussvorschlag:
Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt,
die Beauftragung folgender Lose:
Los 1: interaktive Tafeln
Zuschlagserteilung an die Firma HK-MK GmbH,
Old-Buern-Weg 5, 18184 Thulendorf mit einer Bruttoangebotssumme in Höhe von 36.707,22€.
Los 2: Tablets, Ladewagen, Kopfhörer, WLAN
AccessPoints, WLAN Controller, PoE-Switch und Farblaserdrucker
Zuschlagserteilung an die Firma Datagroup
Bremen GmbH, Hansestr. 21, 18182 Bentwisch mit einer Bruttoangebotssumme in
Höhe von 17.636,87€.
Die Finanzierung ist durch die Fördermittel in
Höhe von 77.286,00€ sowie Eigenmitteln der Gemeinde Bentwisch gesichert.
Der Bürgermeister und der erste
stellvertretende Bürgermeister werden ermächtigt, die entsprechenden Aufträge
zu unterzeichnen.
und
Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt,
dass 1. Nachtragsangebot zu Los 1 mit einer Bruttoangebotssumme in Höhe von
2.801,26€ von der Firma HK-MK GmbH, Old-Buern-Weg 5, 18184 Thulendorf
anzunehmen. Dieser Nachtrag ist erforderlich, da sich aufgrund der
durchgeführten Baumaßnahmen im Grundschulgebäude während der Sommerferien die
Anschlussmöglichkeiten für die interaktiven Tafeln verändert haben.
Der Bürgermeister und der erste
stellvertretende Bürgermeister werden ermächtigt, den entsprechenden Auftrag zu
unterzeichnen.
und
Die Gemeindevertretung Bentwisch erteilt die
Ermächtigung, die Anzahl der mobilen Endgeräte für die Schüler/innen soweit zu
erhöhen, dass der max. förderfähige Betrag erreicht, aber nicht überschritten
wird (77.286€ - davon 20% = 15.457,20€). Ein entsprechendes Nachtragsangebot
wird durch die Verwaltung eingeholt. Der Bürgermeister wird ermächtigt, im
Anschluss den entsprechenden Auftrag zu unterzeichnen.
Zudem erteilt die Gemeindevertretung Bentwisch
die Ermächtigung, aus den Fördermitteln des DigitalPakts Schule eine neue
Sonicwall anzuschaffen, da diese mit Nutzung des Breitbandanschlusses
erforderlich wird.
Im Anschluss an das Vergabeverfahren werden der
Bürgermeister und der erste stellvertretende Bürgermeister ermächtigt, den
entsprechenden Auftrag zu unterzeichnen.
Abstimmungsergebnis:
Gesetzliche Anzahl der
Vertreter:
davon anwesend:
Zustimmung:
Ablehnung:
Enthaltung:
Sachverhalt:
Mit Beschluss vom 28.01.2021
(VZD/2754/2020/GBE) hat die Gemeindevertretung Bentwisch dem
Medienbildungskonzept (MBK) und dem Medienentwicklungsplan (MEP) für die
Digitalisierung der Grundschule zugestimmt.
Auf dieser Grundlage wurde daraufhin der
entsprechende Fördermittelantrag (DigitalPakt Schule 2019-2024) gestellt.
Zwischenzeitlich ist der Zuwendungsbescheid
eingegangen und das erforderliche Vergabeverfahren wurde durchgeführt.
Stellungnahme der Verwaltung:
Das Vergabeverfahren wurde als
Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach Unterschwellenvergabeordnung
(UVgO) durchgeführt.
Im Vorfeld ist eine Vorab-Bekanntmachung auf
der Homepage des Amtes Rostocker Heide veröffentlicht worden.
Die Vergabe wurde in 2 Lose aufgeteilt:
Los 1: 5x interaktive Tafeln inkl. Sofware,
höhenverstellbarer Boden-/Wandhalterung, jeweils zwei Tafelflügeln
(Whiteboard), Lieferung & Montage sowie Schulung und Support
Los 2: 17x Tablets (für die Schüler/innen),
Ladewagen, 31x Kopfhörer, 10x WLAN AccessPoints, WLAN Controller, PoE-Switch
und Farblaserdrucker
Insgesamt wurden 9 Firmen zur Angebotsabgabe
aufgefordert, wobei die Firmen entscheiden konnten, ob sie für ein oder für
beide Lose ein Angebot abgeben.
Eine Firma hat kein Angebot abgegeben, eine
Firma hat für beide Lose ein Angebot abgegeben und die anderen Firmen haben
jeweils für ein Los ein Angebot abgegeben.
Insgesamt liegt folgendes Ergebnis vor:
Los 1: 3
vorliegende Angebote
Los 2: 3
vorliegende Angebote
Alle Angebote sind fristgerecht eingereicht
worden. Die Firmen sind jeweils für die Ausführung der eingereichten Leistungen
geeignet.
Die Angebote wurden rechnerisch und formell
durch die Verwaltung geprüft.
Die Prüfung brachte folgendes Ergebnis:
Los 1: Angebotssumme: 36.707,22€ (brutto) HK-MK GmbH Thulendorf (mit Heinrich
Hünicke als Nachunternehmer)
Los 2: Angebotssumme: 17.636,87€ (brutto) Datagroup Bremen GmbH (NL Bentwisch)
Die Firmen haben jeweils das wirtschaftlichste
Angebot eingereicht.
Da bei Los 1 große Preisdifferenzen zwischen
den einzelnen Angeboten bestehen, wurde am 29.07.2021 ein entsprechendes
Vergabegespräch mit dem günstigsten Bieter durchgeführt.
Während dieses Gespräches konnte der Bieter
glaubhaft darlegen, dass der angebotene Preis auskömmlich ist, um die
geforderte Leistung vollumfänglich umzusetzen und alle gesetzlichen Vorgaben
(wie z.B. die Zahlung von Mindestlohn) eingehalten werden.
Aufgrund der durchgeführten Baumaßnahmen in der
Grundschule (Einbau von Innentüren in den Sommerferien) ändern sich z.T. die
Anschlussmöglichkeiten für die interaktiven Tafeln. Dies bedeutet, Kabel müssen
teilweise anders verlegt werden als ursprünglich angedacht bzw. es werden
teilweise zusätzliche Daten- und Steckdosen erforderlich, da die ursprünglich
angedachten Dosen nur über sehr lange Kabelkanäle zur Verfügung stehen würden.
Zur Einholung eines 1. Nachtragsangebotes fand
am 02.08.2021 eine erneute Begehung mit der Firma HK-MK GmbH statt. Ein
entsprechendes Nachtragsangebot wurde am 03.08.2021 eingereicht. Die Kosten für
eine notwendige Lösung (Mindestanforderung) belaufen sich auf 1.505,35€ und
beinhalten Wandkanäle, Patchkabel und Verlängerungskabel inkl. Montage.
Die Kosten für die empfohlene Lösung belaufen
sich auf 2.801,26€ und beinhaltet zudem noch zusätzliche Daten- und Steckdosen
in einigen Klassenräumen.
Da noch ausreichend Fördermittel zur Verfügung
stehen, empfiehlt die Verwaltung das Angebot über 2.801,26€ anzunehmen, um der
Grundschule Bentwisch so eine dauerhaft vernünftige Lösung zur Verfügung zu
stellen.
Die Gesamtsumme der Fördermittel beläuft sich
auf 77.286,00€.
Sofern der Auftrag für Los 1 über 36.707,22€
sowie der 1. Nachtrag zu Los 1 über 2.801,26€ beauftragt wird, ergibt dies
Gesamtkosten i.H.v. 39.508,48€.
Die anderen beiden Angebote zu Los 1 liegen
deutlich über den Kosten des Angebotes der HK-MK GmbH und auch hier wäre
aufgrund der kürzlich durchgeführten Umbaumaßnahmen in der Grundschule noch ein
1. Nachtrag erforderlich.
Hinzu kommt der Auftrag für Los 2 über
17.636,87€.
Damit beläuft sich die Gesamtauftragssumme für
Los 1 und Los 2 auf 57.145,35€.
Zuzüglich noch anfallender
Dienstleistungskosten für die IT-Firma (Wartungsfirma) für die
Installation/Einrichtung der Ausstattungsgegenstände aus Los 2 in Höhe von ca.
3.570€ ergibt dies eine Gesamtsumme von ca. 60.715,35€.
Damit verbleiben aktuell Fördermittel in Höhe
von ca. 16.570,65€, die nicht verplant sind.
Diese Einsparungen ergeben sich vorrangig
dadurch, dass die interaktiven Tafeln deutlich günstiger angeboten wurden als
zur Planung geschätzt.
Die noch zur Verfügung stehenden Fördermittel können noch verplant
werden, es ist jedoch nicht jede Anschaffung ohne weiteres möglich, sondern die
Umsetzung des beschlossenen Medienbildungskonzeptes (MBK) sowie des
beschlossenen Medienentwicklungsplanes (MEP) muss zwingend eingehalten werden.
Da die Grundschule in ihrem
Medienbildungskonzept (MBK) dargelegt hat, dass sie gerne für jede/n Schüler/in
ein mobiles Endgerät haben möchte, besteht nunmehr die Möglichkeit, die Anzahl
der Tablets noch aufzustocken.
Dieses ist jedoch nicht in unbegrenzter
Stückzahl möglich (max. 25.000€ oder 20% des Gesamtzuwendungsvolumens (hier:
77.286€ - davon 20% = 15.457,20€)). Mit dem vorliegenden Angebot sind 9.071,37€
bereits verplant, so dass eine Aufstockung noch um eine Summe von max.
6.385,83€ möglich wäre.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, in
Vorbereitung auf den Breitbandanschluss bereits jetzt eine neue Sonicwall
anzuschaffen. Die derzeit genutzte Sonicwall ist nicht in der Lage, die
Geschwindigkeit des Breitbandanschlusses weiterzugeben. Das bedeutet, dass die
Grundschule die höhere Geschwindigkeit des Breitbandes nicht nutzen kann, wenn
die Sonicwall nicht ausgetauscht wird. Die Kosten werden sich voraussichtlich
auf 2.400€ brutto belaufen. Ein entsprechendes Vergabeverfahren müsste noch
entsprechend durchgeführt werden.
Damit wären dann insgesamt weitere 8.785,83€ an
Fördermitteln verplant. Es verbleiben 7.784,82€, wobei zu beachten ist, dass
sich mit der Anzahl der Geräte auch die Dienstleistungskosten der IT-Firma
(Wartungsfirma) noch erhöhen werden.
Finanzierung:
Die Finanzierung ist durch die Fördermittel in
Höhe von 77.286,00€ gesichert. Zudem hat die Gemeinde Bentwisch zur
Vorfinanzierung der Gesamtmaßnahme 80.000€ in den Haushalt eingestellt.