Betreff
Beschluss der Gemeindevertretung Bentwisch über die Änderungsvereinbarung zum Wartungsvertrag für die EDV-Technik in der Grundschule
Vorlage
VZD/2751/2020/GBE
Art
Beschlussvorlage Bewi, Blaha, Gesa, Röha

Beschlussvorschlag:

 

Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt, die erste Änderungsvereinbarung der Firma MV-Systems zum Wartungsvertrag vom 01.09.2012 aufgrund der erhöhten Geräteanzahl zu genehmigen. Die Änderungsvereinbarung wird zum 01.01.2021 wirksam. Die monatliche Pauschale für den telefonischen Support sowie die Fernwartung erhöht sich aufgrund der zunehmenden Digitalisierung (Digitalpakt Schule) von 150,00€ netto auf 200,00€ netto monatlich. Dies ergibt eine Kostenerhöhung von 600,00€ netto jährlich bzw. 714,00€ brutto jährlich. Alle anderen Punkte und Regelungen im Wartungsvertrag vom 01.09.2012 bleiben unverändert bestehen. Der Bürgermeister und 1. stellv. Bürgermeister werden ermächtigt, die o.g. Änderungsvereinbarung zu unterzeichnen.   

 

 

Abstimmungsergebnis:

 

Gesetzliche Anzahl der Vertreter:           

davon anwesend:                                          

Zustimmung:                                                     

Ablehnung:                                                        

Enthaltung:                                                        

 

 

Sachverhalt:

 

Mit Beschluss VZD/895/553/2012/GBE vom 16.08.2012 hat die Gemeindevertretung Bentwisch beschlossen, ab dem 01.09.2012 einen unbefristeten Wartungsvertrag mit der Firma MV-Systems für die EDV-Technik in der Grundschule abzuschließen. Seit Abschluss dieses Vertrages sind keinerlei Änderungsvereinbarungen abgeschlossen worden.

Mit E-Mail vom 10.11.2020 hat die Wartungsfirma nun angekündigt, dass sich im Rahmen der Erweiterung der IT zur Umsetzung des Digitalpaktes Schule der Aufwand für die Wartungsfirma erhöhen wird.

Aufgrund dessen hat die Wartungsfirma ihren Dienstleistungsaufwand den neuen Gegebenheiten angepasst und dem Amt Rostocker Heide eine entsprechende Änderungsvereinbarung zu o.g. Wartungsvertrag mit der Bitte um Unterzeichnung zugesandt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

Die Änderungsvereinbarung ist die erste Kostenerhöhung seit Beginn des Wartungsvertrages vor gut 8 Jahren. Im Einzelnen stellt sich die Erhöhung wie folgt dar:

 

 

ursprünglicher Wartungsvertrag seit 01.09.2012

erste Änderungsvereinbarung zum 01.01.2021

monatliche Pauschale (Wartungsarbeiten werden dem Auftraggeber mit einer monatlichen Pauschale in Rechnung gestellt. Bestandteil dieser Pauschale ist telefonischer Support und die Fernwartung der EDV-Umgebung der Schule in der Zeit von Montag bis Freitag von 8:00Uhr bis 18:00)

150,00€ netto

200,00€ netto

Stunden basierend (Wartungsarbeiten werden "auf Zuruf" durchgeführt und zu folgenden Konditionen abgerechnet)

55,00€ netto zuzügl. 25,00€ Fahrtkosten- pauschale

55,00€ netto zuzügl. 25,00€ Fahrtkosten- pauschale

jährliche Wartung (1x im Jahr werden alle PC Arbeitsplätze/Server erfasst und gesäubert, Änderungen dokumentiert, mögl. Probleme aufgenommen bzw. gelöst)

380,00€ netto zuzügl. 25,00€ Fahrtkosten- pauschale

380,00€ netto zuzügl. 25,00€ Fahrtkosten- pauschale

 

Aus dieser Tabelle ist ersichtlich, dass sich ausschließlich die monatliche Pauschale erhöhen wird.

Die anderen Positionen bleiben, wie im ursprünglichen Wartungsvertrag vereinbart, bestehen.

 

Die Erhöhung der monatlichen Pauschale ist u.a. erforderlich, weil es zukünftig deutlich mehr Geräte an der Grundschule geben wird. So werden im Rahmen des Sofortausstattungsprogramms 2020 bereits 9 Tablets angeschafft. Im Rahmen des Digitalpaktes Schule im Jahr 2021 ist dann angedacht, diese 9 Geräte auf einen Klassensatz aufzustocken. Damit wird es dann zukünftig insgesamt 2 Klassensätze an mobilen Geräten (1x Laptop/Tablet (2-in-1-Geräte – angeschafft in 04/2020) und 1x Tablets – Anschaffung im Rahmen des Digitalpaktes) an der Grundschule geben. Bisher stand lediglich ein Klassensatz zur Verfügung.

Hinzu kommt, dass die Grundschule im Rahmen der Digitalisierung zukünftig deutlich mehr mit den mobilen Endgeräten arbeiten wird, als es in den letzten Jahren der Fall war. Dadurch, dass die Geräte zukünftig umfangreicher genutzt werden und zunehmend mehr in den Unterrichtsalltag integriert werden, ist es voraussichtlich auch so, dass häufiger die Unterstützung der Wartungsfirma erforderlich ist, um Probleme im Alltag kurzfristig zu beheben. 

Unberücksichtigt dessen wird es sicherlich auch im Verwaltungsbereich der Schule in den kommenden Jahren zunehmend digitaler, so dass auch hier ggf. häufiger die Unterstützung der Wartungsfirma erforderlich wird.

 

Derzeit belaufen sich die Kosten für die monatliche Pauschale auf 2.142,00€ brutto jährlich (für 27 Geräte). Ab dem 01.01.2021 würden sich diese Kosten dann auf 2.856,00€ brutto jährlich (für zunächst 39 Geräte / später mind. 51 Geräte) erhöhen. Insgesamt beläuft sich die Kostenerhöhung auf 714,00€ brutto (50,00€ x 12 Monate zuzügl. MwSt.).

 

Aufgrund der anstehenden Umsetzung des Digitalpaktes Schule im Jahr 2021 empfiehlt die Verwaltung, aufgrund der Kostenerhöhung zum jetzigen Zeitpunkt keine Neuausschreibung der Wartungsfirma vorzunehmen. Der jetzigen Wartungsfirma sind die örtlichen Gegebenheiten aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit bestens bekannt, so dass hier jederzeit auf die fachliche Unterstützung zurückgegriffen werden kann. Ebenfalls gibt es bezüglich der Zusammenarbeit keinerlei Beanstandungen. Sofern Unterstützung/Hilfe benötigt wird bzw. wurde, ist dies stets erfolgt.

Sofern es ggf. zu einem Wechsel der Wartungsfirma kommen sollte, muss diese sich zunächst in die örtlichen Gegebenheiten einarbeiten. Inwieweit hier die Zusammenarbeit zufriedenstellend erfolgen würde, kann im Vorfeld nicht gesagt werden.

 

Die Gemeindevertretung Bentwisch muss nun entscheiden, ob der Änderungsvereinbarung (und damit der Kostenerhöhung) zum 01.01.2021 zugestimmt wird.

Finanzierung:

 

Die entsprechenden finanziellen Mittel müssen in den Haushalt 2021 der Gemeinde Bentwisch eingestellt werden. Die entsprechende Zuarbeit an die Kämmerei des Amtes Rostocker Heide ist bereits erfolgt.

 

 

Stellungnahme des Ausschusses für Schule, Jugend, Kultur und Sport:

 

Die Empfehlung des Ausschusses für Schule, Jugend, Kultur und Sport wird auf der Sitzung der Gemeindevertretung Bentwisch am 28.01.2021 mündlich vorgetragen, da der Ausschuss die Beschlussvorlage erst am 26.01.2021 behandelt.