Beschlussvorschlag alt:

Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt, die Abrechnung der finanziellen Mittel aus der Kostenbeteiligung der Gemeinde Bentwisch an den vom FSV Bentwisch e.V. zu tragenden Nebenkosten und Kosten der Unterhaltung und Instandhaltung sowie für mit dem Betrieb der Sportanlage in Zusammenhang stehenden Personalkosten für das Jahr 2020 sowie den Personalkostenzuschuss für das Jahr 2020 zu akzeptieren und zur Kenntnis zu nehmen

(72.000,00 €).

Für das Haushaltsjahr 2021 sind 57.000,00 € Bewirtschaftungskostenzuschuss und 15.000,00 € Personalkostenzuschuss geplant und in der Haushaltssatzung des Haushaltsjahres 2021 genehmigt.   

Abstimmungsergebnis:

Gesetzliche Anzahl der Vertreter:

Davon anwesend:

Zustimmung:

Ablehnung:

Enthaltung:

oder

geänderte Beschlussvorlage des Sozialausschusses

Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt, die Abrechnung der finanziellen Mittel aus der Kostenbeteiligung der Gemeinde Bentwisch an den vom FSV Bentwisch e.V. zu tragenden Nebenkosten und Kosten der Unterhaltung und Instandhaltung sowie für mit dem Betrieb der Sportanlage in Zusammenhang stehenden Personalkosten für das Jahr 2020 sowie den Personalkostenzuschuss für das Jahr 2020 vorbehaltlich der Prüfung Anlage 7 und 8 (Eigentumsklärung) zu akzeptieren und zur Kenntnis zu nehmen (72.000,00 €).

Für das Haushaltsjahr 2021 sind 72.000,00 € Bewirtschaftungskostenzuschuss und Personalkostenzuschuss zur Verfügung zu stellen und in der Haushaltssatzung des Haushaltsjahres 2021 genehmigt.  

Abstimmungsergebnis:

Gesetzliche Anzahl der Vertreter:

Davon anwesend:

Zustimmung:

Ablehnung:

Enthaltung:

oder

geänderte Beschlussvorlage der Verwaltung

Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt, die Abrechnung der finanziellen Mittel aus der Kostenbeteiligung der Gemeinde Bentwisch an den vom FSV Bentwisch e.V. zu tragenden Nebenkosten und Kosten der Unterhaltung und Instandhaltung sowie für mit dem Betrieb der Sportanlage in Zusammenhang stehenden Personalkosten für das Jahr 2020 sowie den Personalkostenzuschuss für das Jahr 2020 zu akzeptieren und zur Kenntnis zu nehmen (72.000,00 €).

Da die Abrechnung für 2020 durch den FSV Bentwisch termingerecht und korrekt vorgelegt wurde, steht der pauschalen Vorauszahlung der Zuschüsse für den o.g. Sachverhalt , die im Haushalt 2021 eingestellt und genehmigt sind, (57.000,00 € - Zuschuss an den FSV Bentwisch zur Betreibung der Sportanlage - Bewirtschaftungskostenzuschuss mit Personalkosten und 15.000,00 € Zuschuss Platzwart für die Mitarbeit des FSV –Personalkostenzuschuss) bis zur Abrechnung dieser Zuschüsse (30.04.2022) nichts entgegen.   

Abstimmungsergebnis:

Gesetzliche Anzahl der Vertreter:

Davon anwesend:

Zustimmung:

Ablehnung:

Enthaltung:

Sachverhalt:

Dem FSV Bentwisch e.V. wird seit dem Jahr 2009 jährlich ein Bewirtschaftungskostenzuschuss in Höhe von 50.000,00 € (im Jahr 2016 betrug dieser Zuschuss einmalig 45.000,00 €) durch die Gemeinde Bentwisch zur Verfügung gestellt. Im Jahr 2020 machte der FVS Bentwisch e.V. von seinem Recht Gebrauch zusätzlich 7.000,00 € für Instandhaltung/Wartungsarbeiten abzurufen. Somit Betrug der Bewirtschaftungskostenzuschuss 2020 57.000,00 €.
Eine entsprechende Vereinbarung zwischen der Gemeinde Bentwisch und dem FSV Bentwisch e.V. wurde am 06.08.2009 geschlossen. In dieser Vereinbarung sowie der 1. Änderung der Vereinbarung vom 25.06.2015 über die Kostenbeteiligung der Gemeinde Bentwisch an der Unterhaltung und Instandhaltung sowie für den Betrieb der Sportanlagen heißt es unter anderem wie folgt:

§ 3 Nachschuss
„Übersteigt jeweils im laufenden Jahr die
   - Kosten für die Wartung der Heizungsanlage den Betrag von EUR 1.000,00
   - Kosten für Wartungsarbeiten und Schönheitsreparaturen am Pachtobjekt den Betrag von EUR
     6.000 oder
   - Die Gesamtbewirtschaftungskosten (einschließlich der vorgenannten kosten) den Betrag von EUR
     57.000,00,

kann der FSV unter Vorlage der Kostennachweise bei der Gemeinde einen Nachschuss in Höhe der Kostenüberschreitung beantragen.
Über diesen Antrag wird die Gemeinde im Rahmen ihrer Haushaltsplanung und unter Berücksichtigung ihrer Finanzkraft binnen 8 Wochen entscheiden.“

§ 4 Mittelverwendung
„Der Zuschuss ist im jährlichen aufzustellenden Wirtschaftsplan des FSV auszuweisen. Es ist dem FSV freigestellt, den Zuschuss zur Deckung von Sach- oder/und Personalkosten, die zur Unter- und Erhaltung der Baulichkeiten und der Anlage im Bereich des Pachtobjektes erforderlich sind, zu verwenden. Die Gemeinde ist die Mittelverwendung bis zum 30.04.des Folgejahres schriftlich nachzuweisen.
Die Zahlung des Zuschusses in Folgejahren erfolgt nur dann, wenn der Mittelverwendungsnachweis inhaltlich vollständig und termingerecht der Gemeinde vorgelegt ist. Der Gemeinde steht das Recht zu, in den jährlichen Wirtschaftsplan und in die nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erstellte Einnahme- /Überschussrechnung des FSV Einsicht zu erhalten.“ 

Dem FSV Bentwisch e.V. wurde im Jahr 2020 aufgrund der Haushaltsplanung und des Beschlusses (VZD/2632/2020/GBE) vom 07.05.2020 (Anlage 1) 57.000,00 € Bewirtschaftungskostenzuschuss und 15.000,00 Personalkostenzuschuss in der Haushaltssatzung 2020 genehmigt, ausgezahlt. Der Personalkostenzuschuss (Platzwart) wurde auch schon in den Jahren 2019, 2018 und 2017 gewährt.

Insgesamt wurde damit im Jahr 2020 ein Zuschuss in Höhe von 72.000,00 € gezahlt.
Mit Schreiben vom 18.03.2021 (Anlage 2), in der Verwaltung eingegangen am 22.03.2021 hat der FSV Bentwisch e.V. die Abrechnungsunterlagen in der Verwaltung eingereicht. Auf Grund einer Nachfrage vom Amt wurden einige Unterlagen am 29.03.2021 neu per Mail gesendet.
Die Abrechnung ist damit fristgerecht erfolgt.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Abrechnung für das Jahr 2020 (Anlage 3) wurde durch den FSV Bentwisch e.V. mit Auszügen aus dem Kanzlei-Rechnungswesen (Stand 12.03.2021 bzw. 29.03.2021) bzw. Lohn- / Gehaltsabrechnung (17.12.2020) belegt (Anlagen 4 bis 15; Diese Anlagen können von der Verwaltung abgefordert werden oder liegen in der Sitzung beim Protokulanten vor). Die Verwaltung bittet mit den Daten sensibel umzugehen, da auch ein persönliches Dokument von Herrn Witte beigelegt wurde. In der Anlage 16 (Erläuterungen) wurden die Anlagen 4 bis 15 noch einmal erläutert. Zur Anlage 9 wird darauf hingewiesen, dass es sich bei der Rechnung von GALABAU GmbH (07.05.2020) um Pflegeleistungen des Naturrasenplatzes im Jahre 2020 handelt. Aus Anlage 17 ist die Abrechnung für die Jahre 2017 und 2018 ersichtlich. In der Anlage 3 ist auch die Abrechnung des Jahres 2019 erkennbar.

Danach wurden im Jahre 2020 vom FSV Bentwisch e.V. Gelder in Höhe von insgesamt 74.955,78 € verbracht. Der Zuschuss der Gemeinde Bentwisch belief sich auf insgesamt 72.000,00 € (57.000,00 € Bewirtschaftungskostenzuschuss und 15.000,00 € Personalkostenzuschuss).
Die Differenz von 2.955,78 € werden aus Mitteln des FSV Bentwisch e.V. getragen.

Die Abrechnung des SV Bentwisch e.V. wurde fristgerecht eingereicht.

Stellungnahme des Ausschuss für Schule, Jugend, Kultur  und Sport Bentwisch vom 01.06.2021

Der Ausschuss für Schule, Jugend, Kultur und Sport empfiehlt der Gemeindevertretung Bentwisch mit 9 Ja-Stimmen, 0 Nein-Stimmen und 1-Stimmenenthaltung, den Beschlussvorschlag der Verwaltung wie folgt abzuändern:

Die Gemeindevertretung Bentwisch beschließt, die Abrechnung der finanziellen Mittel aus der Kostenbeteiligung der Gemeinde Bentwisch an den vom FSV Bentwisch e.V. zu tragenden Nebenkosten und Kosten der Unterhaltung und Instandhaltung sowie für mit dem Betrieb der Sportanlage in Zusammenhang stehenden Personalkosten für das Jahr 2020 sowie den Personalkostenzuschuss für das Jahr 2020  vorbehaltlich der Prüfung Anlage 7 und 8 (Eigentumsklärung) zu akzeptieren und zur Kenntnis zu nehmen (72.000,00 €).

Für das Haushaltsjahr 2021 sind 57.000,00 € 72.000,00 € Bewirtschaftungskostenzuschuss und 15.000 € Personalkostenzuschuss zur Verfügung zu stellen geplant und in der Haushaltssatzung des Haushaltsjahres 2021 genehmigt.  

Stellungnahme der Verwaltung vom 02.06.2021

Bei den Anlagen 7 und 8 handelt es sich zum einen um den Containerbau mit Umkleiden und Funktionsräumen (2-stöckig) und um den Containerbau mit WC-Bereichen und Umkleiden (1-stöckig).

Laut Sportanlagen-Pachtvertrag vom 06.08.2009 (Beschluss der Gemeindevertretung V00/277/142/2099/GBE vom 28.05.2009) zwischen Gemeinde Bentwisch und dem Freizeit-Sportverein FSV Bentwisch e.V sind diese beiden Container an den FSV Bentwisch verpachtet.

Die Vereinbarung über eine Kostenbeteiligung vom 06.08.2009 bezieht sich auf das Pachtobjekt, siehe § 1 Zuschuss oder auch § 4 Mittelverwendung, siehe Sachverhalt.
§ 1 Zuschuss

„Für die von dem FSV nach den Regelungen der §§ 8 und 9 des zwischen den Parteien geschlossenen Sportanlagen-Pachtvertrages vom 28.05.2009 (Beschussfassung) zu tragenden Nebenkosten und Kosten der Unterhaltung und Instandhaltung sowie für mit dem Betrieb der Sportanlage im Zusammenhang stehende Personalkosten zahlt die Gemeinde an den FSV jährlich einen Zuschuss.“

Dieser Zuschuss wurde in der Verwaltung immer als Bewirtschaftungskostenzuschuss bezeichnet.

Somit wurde der Zuschuss für das Pachtobjekt gezahlt und die Abrechnung der FSV Bentwisch e.V ist korrekt.

Stellungnahme des Finanzausschusses vom 03.06.2021:

Die Verwaltung soll alle Verträge und Beschlüsse im Zusammenhang mit dem FSV und den Containeranlagen prüfen.

Die gesamte Gestaltung zwischen der Gemeinde und dem FSV sollte in nächster Zukunft neu beleuchtet werden.

Der Finanzausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung mit 4 Ja-Stimmen die geänderte Beschlussvorlage des Sozialausschusses.

Erneute Stellungnahme der Verwaltung vom 08.06.2021:

Die Verwaltung hatte die Aufgabe, die Eigentumsverhältnisse der Containeranlagen (Umkleiden + Funktionsräume u. WC-Bereich + Umkleiden) zu überprüfen. Der FSV Bentwisch hat der Verwaltung einen Anlagennachweise des Jahres 2019 zur Verfügung gestellt. Aus diesem Anlagennachweis geht hervor, dass die Containeranlagen nicht beim FSV Bentwisch bilanziert sind. 

Im Pachtvertrag vom 06.08.2009, geändert am 24.01.2017 zwischen der Gemeinde Bentwisch und dem FSV Bentwisch ist unter § 1 Pachtobjekt folgende Aussage getroffen:

……... Der Containerbau mit Umkleiden und Funktionsräumen (Nr. 7) und der Containerbau mit WC-Bereichen und Umkleiden (Nr. 8) sind im Jahre 2008 vom Pächter auf dem Pachtgrundstück errichtet worden und befinden sich im wirtschaftlichen Eigentum des Pächters ………….

Diese Verträge wurden damals durch den Anwalt der Gemeinde und die untere Rechtsaufsichtsbehörde geprüft und bestätigt.

Auf Grund des Pachtvertrages stehen die Containeranlagen im Eigentum der Gemeinde, die Containeranlagen wurde nach 2008 jedoch nicht im Vermögen der Gemeinde berücksichtigt. Hier muss gegebenenfalls eine Nachbilanzierung erfolgen.

Auf Grund der derzeit bestehenden Verträge und Vereinbarungen ist die Abrechnung des FSV Bentwisch korrekt. Die Aufwendung aus Anlage 7 und 8 der Abrechnung wurden somit auch zur Erhaltung des Eigentums der Gemeinde verwandet. 

Die Verwaltung empfiehlt der Gemeindevertretung daher den geänderten Beschluss der Verwaltung zu beschließen, damit die Abrechnung für das Jahr 2020 abgeschlossen werden kann.

Finanzierung:

Es ist keine Finanzierung erforderlich. Es wurde der im Haushalt 2020 geplante Zuschuss in Höhe von 57.000,00 € zur Betreibung der Sportanlage sowie der Zuschuss in Höhe von 15.00,00 € für den Platzwart an den FSV Bentwisch e.V. ausgezahlt. Auf Grund eines Planungsfehlers (Schreibfehler) sind 10.000,00 € zu wenig in den Haushalt 2020 eingestellt worden. Der Fehler wird mit dem Jahresabschluss durch die Finanzabteilung entsprechend bereinigt.