Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung Blankenhagen beschließt, die erste Änderungsvereinbarung der Firma MV-Systems zum Wartungsvertrag vom 01.06.2006 aufgrund der sich steigernden Geräteanzahl zu genehmigen. Die Änderungsvereinbarung wird zum 01.01.2021 wirksam. Die monatliche Pauschale für den telefonischen Support sowie die Fernwartung erhöht sich aufgrund der zunehmenden Digitalisierung (Digitalpakt Schule) von 100,00€ netto auf 155,00€ netto monatlich. Dies ergibt eine Kostenerhöhung von 660,00€ netto jährlich bzw. 785,40€ brutto jährlich. Alle anderen Punkte und Regelungen im Wartungsvertrag vom 01.06.2006 bleiben unverändert bestehen. Der Bürgermeister und 1. stellv. Bürgermeister werden ermächtigt, die o.g. Änderungsvereinbarung zu unterzeichnen.

 Abstimmungsergebnis:

Gesetzliche Anzahl der Vertreter:           

davon anwesend:                                          

Zustimmung:                                                     

Ablehnung:                                                        

Enthaltung:                                                        

Sachverhalt:

Seit dem 01.06.2006 besteht ein unbefristeter Wartungsvertrag mit der Firma MV-Systems für die EDV-Technik in der Grundschule Blankenhagen. Seit Abschluss dieses Vertrages sind keinerlei Änderungsvereinbarungen abgeschlossen worden.

Mit E-Mail vom 10.11.2020 hat die Wartungsfirma nun angekündigt, dass sich im Rahmen der Erweiterung der IT zur Umsetzung des Digitalpaktes Schule der Aufwand für die Wartungsfirma erhöhen wird.

Aufgrund dessen hat die Wartungsfirma ihren Dienstleistungsaufwand den neuen Gegebenheiten angepasst und dem Amt Rostocker Heide eine entsprechende Änderungsvereinbarung zu o.g. Wartungsvertrag mit der Bitte um Unterzeichnung zugesandt.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Änderungsvereinbarung ist die erste Kostenerhöhung seit Beginn des Wartungsvertrages vor knapp 14 Jahren. Im Einzelnen stellt sich die Erhöhung wie folgt dar:

Aus dieser Tabelle ist ersichtlich, dass sich ausschließlich die monatliche Pauschale erhöhen wird. Die anderen Positionen bleiben, wie im ursprünglichen Wartungsvertrag vereinbart, bestehen.

Die Erhöhung der monatlichen Pauschale ist u.a. erforderlich, weil es zukünftig deutlich mehr Geräte an der Grundschule geben wird. So werden im Rahmen des Sofortausstattungsprogramms 2020 voraussichtlich bereits ca. 19 Geräte angeschafft. Im Rahmen des Digitalpaktes Schule im Jahr 2022 ist dann die Anschaffung von weiteren mobilen Endgeräten für die Schüler/innen angedacht. Derzeit ist diesbezüglich noch keine Konkretisierung möglich, da die Schule aktuell an der Erstellung des Medienbildungskonzeptes (MBK) arbeitet. Auch hier sowie für die Erstellung des darauf aufbauenden Medienentwicklungsplanes (MEP) ist die Unterstützung der Wartungsfirma teilweise erforderlich (kleinere Zuarbeiten erfolgen hier ebenfalls im Rahmen des Wartungsvertrages; umfangreiche Zuarbeiten werden nach Auftragserteilung separat abgerechnet).

Hinzu kommt, dass die Grundschule im Rahmen der Digitalisierung zukünftig deutlich mehr mit mobilen Endgeräten arbeiten wird, als es in den letzten Jahren der Fall war. Dadurch, dass die Geräte zukünftig umfangreicher genutzt werden und zunehmend mehr in den Unterrichtsalltag integriert werden, ist es voraussichtlich auch so, dass häufiger die Unterstützung der Wartungsfirma erforderlich ist, um Probleme im Alltag kurzfristig zu beheben.

Unberücksichtigt dessen wird es sicherlich auch im Verwaltungsbereich der Schule in den kommenden Jahren zunehmend digitaler, so dass auch hier ggf. häufiger die Unterstützung der Wartungsfirma erforderlich wird.

Derzeit belaufen sich die Kosten für die monatliche Pauschale auf 1.428,00€ brutto jährlich. Ab dem 01.01.2021 würden sich diese Kosten dann auf 2.213,40€ brutto jährlich erhöhen. Die Kostenerhöhung beläuft sich damit auf 785,40€ brutto jährlich. Wie bereits dargelegt ist dies die erste Kostenerhöhung seit 14 Jahren.

Aufgrund der anstehenden Umsetzung des Digitalpaktes Schule im Jahr 2022 und der vorherigen Erstellung des Medienbildungskonzeptes (MBK) sowie des Medienentwicklungsplanes (MEP) im Jahr 2021 empfiehlt die Verwaltung, aufgrund der Kostenerhöhung zum jetzigen Zeitpunkt keine Neuausschreibung der Wartungsfirma vorzunehmen. Der jetzigen Wartungsfirma sind die örtlichen Gegebenheiten aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit bestens bekannt, so dass hier jederzeit auf die fachliche Unterstützung zurückgegriffen werden kann. Ebenfalls gibt es bezüglich der Zusammenarbeit keinerlei Beanstandungen. Sofern Unterstützung/Hilfe benötigt wird bzw. wurde, ist dies stets erfolgt.

Sofern es ggf. zu einem Wechsel der Wartungsfirma kommen sollte, muss diese sich zunächst in die örtlichen Gegebenheiten einarbeiten. Inwieweit hier die Zusammenarbeit zufriedenstellend erfolgen würde und ob überhaupt ein wirtschaftlicheres Ergebnis durch die Ausschreibung erreicht wird, kann im Vorfeld nicht gesagt werden.

Die Gemeindevertretung Blankenhagen muss nun entscheiden, ob der Änderungsvereinbarung (und damit der Kostenerhöhung) zum 01.01.2021 zugestimmt wird.

Finanzierung:

Die entsprechenden finanziellen Mittel müssen in den Haushalt 2021 der Gemeinde Blankenhagen eingestellt werden. Die entsprechende Zuarbeit an die Kämmerei des Amtes Rostocker Heide ist bereits erfolgt.