Beschlussvorschlag:
Die Gemeindevertretung Rövershagen beschließt,
die erste Änderungsvereinbarung der Firma MV-Systems zum Wartungsvertrag vom
01.02.2011 aufgrund der sich steigernden Geräteanzahl zu genehmigen. Die
Änderungsvereinbarung wird zum 01.01.2021 wirksam. Die monatliche Pauschale für
den telefonischen Support sowie die Fernwartung erhöht sich aufgrund der
zunehmenden Digitalisierung (Digitalpakt Schule) von 79,00€ netto auf 125,00€
netto monatlich. Dies ergibt eine Kostenerhöhung von 552,00€ netto jährlich
bzw. 656,88€ brutto jährlich. Hinzu kommt die Kostenerhöhung der jährlichen
Wartung um 25,00€ netto / 29,75€ brutto. Alle anderen Punkte und Regelungen im
Wartungsvertrag vom 01.02.2011 bleiben unverändert bestehen. Die Bürgermeisterin
und 1. stellv. Bürgermeister werden ermächtigt, die o.g. Änderungsvereinbarung
zu unterzeichnen.
Abstimmungsergebnis:
Gesetzliche Anzahl der
Vertreter:
davon anwesend:
Zustimmung:
Ablehnung:
Enthaltung:
Sachverhalt:
Seit dem 01.02.2011 läuft ein unbefristeter
Wartungsvertrag mit der Firma MV-Systems für die EDV-Technik in der Grundschule
Rövershagen. Seit Abschluss dieses Vertrages sind keinerlei
Änderungsvereinbarungen abgeschlossen worden.
Mit E-Mail vom 10.11.2020 hat die Wartungsfirma
nun angekündigt, dass sich im Rahmen der Erweiterung der IT zur Umsetzung des
Digitalpaktes Schule der Aufwand für die Wartungsfirma erhöhen wird.
Aufgrund dessen hat die Wartungsfirma ihren
Dienstleistungsaufwand den neuen Gegebenheiten angepasst und dem Amt Rostocker
Heide eine entsprechende Änderungsvereinbarung zu o.g. Wartungsvertrag mit der
Bitte um Unterzeichnung zugesandt.
Stellungnahme der Verwaltung:
Die Änderungsvereinbarung ist die erste
Kostenerhöhung seit Beginn des Wartungsvertrages vor knapp 10 Jahren. Im
Einzelnen stellt sich die Erhöhung wie folgt dar:
|
ursprünglicher Wartungsvertrag seit
01.02.2011 |
erste Änderungsvereinbarung zum
01.01.2021 |
monatliche
Pauschale
(Wartungsarbeiten werden dem Auftraggeber mit einer monatlichen Pauschale in
Rechnung gestellt. Bestandteil dieser Pauschale ist telefonischer Support und
die Fernwartung der EDV-Umgebung der Schule in der Zeit von Montag bis
Freitag von 8:00Uhr bis 18:00) |
79,00€ netto |
125,00€ netto |
Stunden
basierend
(Wartungsarbeiten werden "auf Zuruf" durchgeführt und zu folgenden
Konditionen abgerechnet) |
50,00€ netto zuzügl. 35,00€
Fahrtkosten- pauschale |
50,00€ netto zuzügl. 35,00€
Fahrtkosten- pauschale |
jährliche
Wartung (1x im Jahr werden alle PC
Arbeitsplätze/Server erfasst und gesäubert, Änderungen dokumentiert, mögl.
Probleme aufgenommen bzw. gelöst) |
375,00€ netto zuzügl.
35,00€ Fahrtkosten- pauschale |
400,00€ netto zuzügl.
35,00€ Fahrtkosten- pauschale |
Aus dieser Tabelle ist ersichtlich, dass sich die
monatliche Pauschale erhöhen wird sowie die Kosten für die jährliche Wartung.
Die anderen Positionen bleiben, wie im ursprünglichen Wartungsvertrag
vereinbart, bestehen.
Die Erhöhung der monatlichen Pauschale ist u.a.
erforderlich, weil es zukünftig deutlich mehr Geräte an der Grundschule geben
wird. So werden im Rahmen des Sofortausstattungsprogramms 2020 voraussichtlich
bereits 12 Geräte angeschafft. Im Rahmen des Digitalpaktes Schule im Jahr 2022
ist dann die Anschaffung von weiteren mobilen Endgeräten für die Schüler/innen
angedacht. Derzeit ist diesbezüglich noch keine Konkretisierung möglich, da die
Schule aktuell an der Erstellung des Medienbildungskonzeptes (MBK) arbeitet.
Auch hier sowie für die Erstellung des darauf aufbauenden Medienentwicklungsplanes
(MEP) ist die Unterstützung der Wartungsfirma teilweise erforderlich (kleinere
Zuarbeiten erfolgen hier ebenfalls im Rahmen des Wartungsvertrages;
umfangreiche Zuarbeiten werden nach Auftragserteilung separat abgerechnet).
Hinzu kommt, dass die Grundschule im Rahmen der
Digitalisierung zukünftig deutlich mehr mit mobilen Endgeräten arbeiten wird,
als es in den letzten Jahren der Fall war. Dadurch, dass die Geräte zukünftig
umfangreicher genutzt werden und zunehmend mehr in den Unterrichtsalltag integriert
werden, ist es voraussichtlich auch so, dass häufiger die Unterstützung der
Wartungsfirma erforderlich ist, um Probleme im Alltag kurzfristig zu beheben.
Unberücksichtigt dessen wird es sicherlich auch
im Verwaltungsbereich der Schule in den kommenden Jahren zunehmend digitaler,
so dass auch hier ggf. häufiger die Unterstützung der Wartungsfirma
erforderlich wird.
Derzeit belaufen sich die Kosten für die
monatliche Pauschale auf 1.128,12€ brutto jährlich. Ab dem 01.01.2021 würden
sich diese Kosten dann auf 1.785,00€ erhöhen. Die Kostenerhöhung beläuft sich
damit auf 656,88€ brutto jährlich.
Hinzu kommt die Kostenerhöhung der jährlichen
Wartung um 25,00€ netto / 29,75€ brutto.
Aufgrund der anstehenden Umsetzung des
Digitalpaktes Schule im Jahr 2022 und der vorherigen Erstellung des
Medienbildungskonzeptes (MBK) sowie des Medienentwicklungsplanes (MEP) im Jahr
2021 empfiehlt die Verwaltung, aufgrund der Kostenerhöhung zum jetzigen
Zeitpunkt keine Neuausschreibung der Wartungsfirma vorzunehmen. Der jetzigen
Wartungsfirma sind die örtlichen Gegebenheiten aufgrund der langjährigen
Zusammenarbeit bestens bekannt, so dass hier jederzeit auf die fachliche
Unterstützung zurückgegriffen werden kann. Ebenfalls gibt es bezüglich der
Zusammenarbeit keinerlei Beanstandungen. Sofern Unterstützung/Hilfe benötigt
wird bzw. wurde, ist dies stets erfolgt.
Sofern es ggf. zu einem Wechsel der
Wartungsfirma kommen sollte, muss diese sich zunächst in die örtlichen
Gegebenheiten einarbeiten. Inwieweit hier die Zusammenarbeit zufriedenstellend
erfolgen würde und ob überhaupt ein wirtschaftlicheres Ergebnis durch die
Ausschreibung erreicht wird, kann im Vorfeld nicht gesagt werden.
Die Gemeindevertretung Rövershagen muss nun
entscheiden, ob der Änderungsvereinbarung (und damit der Kostenerhöhung) zum
01.01.2021 zugestimmt wird.
Finanzierung:
Die entsprechenden finanziellen Mittel müssen
in den Haushalt 2021 der Gemeinde Rövershagen eingestellt werden. Die
entsprechende Zuarbeit an die Kämmerei des Amtes Rostocker Heide ist bereits
erfolgt.