Sitzung: 09.12.2009 Amtsausschuss
Beschluss: geändert beschlossen
Abstimmung: Ja: 16, Nein: -, Enthaltungen: -, Befangen: -
Beschluss:
Der Amtsausschuss des Amtes Rostocker Heide
beschließt folgende Vergabeordnung mit nachstehenden Änderungen:
• § V
Auftragserteilung
unter 5.1 „……. Mängelansprüchefrist nach 4 Jahren“
zu streichen und
dafür „vertragsgemäß“ einzusetzen
und
• § VIII Sicherheiten und Fristenüberwachung unter 8.1 „…………..
Mängelsprücheeinbehalt von 3 %“ zu
streichen und dafür „entsprechend der
gesetzlichen Festlegung“ einzufügen
Vergabeordnung
des Amtes Rostocker Heide
über die Beschaffungen, die Vergabe
von Leistungen, die Überwachung von Leistungen und Gewährleistungen
I. Allgemeines
1.1 Bei Beschaffungen, bei der
Vergabe von Leistungen, der Überwachung von Leistungen und Gewährleistungen
sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften zu beachten.
Bei
der Beschaffung und Vergabe von Leistungen ist insbesondere die VOL bzw. VOB in
der jeweils gültigen Fassung maßgeblich und als ganzes zu vereinbaren.
Rechtsgrundlage zur Wahl der Vergabe- bzw. Verfahrensart ist § 3 VOB/A bzw. § 3
VOL/A in Verbindung mit dem Wertgrenzenerlass des Wirtschaftsministeriums des
Landes Mecklenburg-Vorpommern in der aktuellen Fassung.
1.2 Die Vorschriften der VOB/VOL finden keine Anwendung,
sofern Leistungen und
Lieferungen bei Havarien, öffentlichen Notständen oder Katastrophen unabweisbar und unaufschiebbar notwendig werden. Die unaufschiebbaren Tatbestände sind nachzuweisen und schriftlich festzuhalten.
II. Ausschreibung und Teilnehmerwettbewerb
2.1 Öffentliche
Ausschreibungen bzw. Teilnehmerwettbewerbe erfolgen über die
öffentlichen Ausschreibungsblätter der
BI. Bei bedeutenden Baumaßnahmen und im
Bedarfsfall kann ein Hinweis auf diese
Veröffentlichungen in der Tagespresse und in
Fachzeitschriften erscheinen.
Darüber hinaus sollten bei bedeutenden Baumaßnahmen
und im Bedarfsfall
Veröffentlichungen über weitere auch
elektronische Veröffentlichungsmedien
erfolgen.
EU-weite
Ausschreibungen sind dem Amt für amtliche
Veröffentlichungen der
Europäischen Gemeinschaften zu
übermitteln und erst nach dortiger Veröffentlichung
zusätzlich in den Ausschreibungsblättern und gegebenenfalls der Tagespresse bekannt zu
machen.
2.2 Die Ausschreibungen sind
nach den Festlegungen des Amtsausschusses im
Einvernehmen mit dem Amtsvorsteher von der jeweiligen Fachabteilung in deren
Verantwortung vorzubereiten und
durchzuführen. Bei Auftragswerten bis 30.000,- €
(netto) sind in erster Linie
Handwerksbetriebe und baugewerbliche Kleinstbetriebe
aus dem Amtsbereich zu beteiligen.
2.3 Ausschreibungen dürfen
erst vorgenommen werden, wenn
a) die
benötigten Haushaltsmittel bereitstehen.
b) die Ausschreibungsunterlagen in allen Teilen fertig gestellt sind.
III. Behandlung der Angebote
3.1. Die eingereichten und
als solche gekennzeichneten Angebote sind im ungeöffneten
Umschlag
durch das Sekretariat des Amtes Rostocker Heide mit laufender Nummer, Datum und
Uhrzeit des Eingangs und Handzeichen zu versehen und an die Fachabteilung
weiterzugeben. Diese hält die Angebote bis zum Eröffnungstermin unter
Verschluss.
3.2 Die geöffneten und
gekennzeichneten Angebote sind nach Prüfung und Zuschlag
10 Jahre zu archivieren. Die Angebotsinhalte sind geheim zu halten.
3.3 Das Vergabeergebnis ist
aktenkundig zu machen. Es ist insbesondere auch die
ausgewählte Vergabeart gem. VOB/VOL zu
begründen.
3.4 Die Prüfung von Angeboten
hat bei Leistungen, für die ein Planungsbüro mit der
Mitwirkung
bei der Vergabe beauftragt ist, durch das beauftragte Planungsbüro zu erfolgen.
Sie umfasst die rechnerische Prüfung, einen Preisspiegel mit Hinweis auf
auffällige Einheitspreise, einen Vergabevorschlag mit Begründung auf Grundlage
der VOB.
3.5 Die geprüften Angebote
für Bauleistungen sind mit einem Stempel
Fachtechnisch und rechnerisch geprüft
Festgestellt auf ______________ EUR
Ort, Datum,
_____________________ (Unterschrift)
Bezeichnung
des Planungsbüros
der Farbe grün zu versehen.
Korrekturvermerke erfolgen in der Farbe grün.
3.6 Mit Übergabe des
Vergabevorschlags sind die vollständigen Original-Angebote und
das vollständig ausgefüllte
Submissionsprotokoll an das Amt Rostocker Heide zum
Verbleib auszuhändigen.
IV. Vergabeentscheidung
4.1 Vor Vergabe der Lieferung oder Leistungen ist von den zuständigen Sachbearbeitern
festzustellen,
ob die Vergabesumme im Rahmen der veranschlagten Kosten liegt. Grundsätzlich
sind die Vergabesummen in Bezug auf die veranschlagten Kosten gewerkweise zu
prüfen. Bei Überschreitung der veranschlagten Kosten sind vom beauftragten
Planungsbüro oder dem Sachbearbeiter Einsparmöglichkeiten aufzuzeigen. Sind
keine Einsparmöglichkeiten möglich, so sind vor Vergabe zusätzliche Mittel zu
beantragen und Deckungsvorschläge zu erarbeiten.
4.2 Die Vergaben sind durch den verantwortlichen
Sachbearbeiter bei Einhaltung der
gesetzlich geregelten Fristen abzuwickeln.
4.3 Für die
Vergabeentscheidungen ist von der Fachabteilung des Amtes Rostocker Heide
ein Vergabevorschlag, im Regelfall auf
Grundlage des Vergabevorschlags des
Planungsbüros, zu erarbeiten. Dabei sind
die Grundsätze der Verdingungsordnungen,
die Vorschriften des Haushaltsrechts, das
Gebot der Wirtschaftlichkeit und die
Interessen der betreffenden Gemeinde zu
beachten. Die Vergabeentscheidungen
werden getroffen durch:
Lfd. Nr. |
über € |
bis € |
Art der Vergabe |
Einholen von Angeboten |
Vergabestelle |
1 |
- |
1000,- |
freihändig |
das Einholen von Angeboten ist
entbehrlich |
LVB |
2 |
1001,- |
5000,- |
freihändig |
mind. drei aktenkundige Angebote
formlos abfragen (Telefon oder Fax, u.a.) |
Amtsvorsteher |
3 |
5001,- |
30.000,- |
freihändig |
mindestens 3 Anbieter
schriftlich zu einem Angebot auffordern ² |
Amtsvorsteher |
4 |
30.001,- |
300.000,- |
beschränkte Ausschreibung |
beschränkte Ausschreibung ³ |
Hauptausschuss des Amtsausschusses |
5 |
300.001,- |
und
mehr |
öffentliche Ausschreibung |
öffentliche Ausschreibung |
Amtsausschuss |
- Wertangaben ohne Mehrwertsteuer
- ²: Es müssen mindestens drei
Angebote schriftlich vorliegen.
- ³: Es müssen mindestens fünf
Angebote schriftlich vorliegen.
V. Auftragserteilung
5.1 Auftragserteilungen
bedürfen grundsätzlich der Schriftform. Zu verwenden sind die
Formblätter
des VHB. Die Auftragserteilung hat auf Grundlage des Angebotes bzw. des vom
Planungsbüro zu erstellenden Auftrags-LV’s zu erfolgen.
Ist
im Ausnahmefall nach 1.2 eine mündliche Vergabe nicht zu vermeiden, so ist die
schriftliche Bestätigung der Vergabe unverzüglich nachzuholen.
Im
Auftragsschreiben ist zu ergänzen, dass der Einbehalt für Mängelansprüche erst
mit
Ende der Mängelansprüchefrist vertragsgemäß ausgezahlt wird.
5.2 Als Sicherheit für die
Vertragserfüllung sind bei Bauleistungen mit einer Bausumme
von mehr als 25.000 EUR 5 % der
Auftragssumme einzubehalten. Dies erfolgt in der
Form, dass bei Abschlagsrechnungen bis
zum Erreichen des Sicherheitseinbehaltes
bis zu 10 % der Rechnungssumme
einbehalten wird. Der Sicherheitseinbehalt kann
durch Vorlegen einer Bankbürgschaft auf
Grundlage der Bürgschaftsurkunde laut
VHB EFB-Sich 1 abgelöst werden.
VI. Rechnungslegung
6.1 Die Rechnungsprüfung
erfolgt bei Bauleistungen, für die ein Planungsbüro mit der
Bauüberwachung
beauftragt ist, durch das beauftragte Planungsbüro. Rechnungen sind zweifach,
jeweils mit einem Prüfstempel
Fachtechnisch und rechnerisch richtig befunden.
Endbetrag: ________________________EUR
Ort, Datum,
___________________________ (Unterschrift)
Bezeichnung
des Planungsbüros“
der
Farbe grün versehen durch das Planungsbüro einzureichen.
Sämtliche Korrekturen in Rechnungen und
Aufmassen sind in der Farbe grün
vorzunehmen. Architekten- und
Ingenieurverträge sind diesbezüglich zu ergänzen.
6.2 Die Rechnungen bei
Bauleistungen sind zur Anweisung mit einem Prüfvermerk
(Stempel) über Höhe des anzuweisenden
Betrages, Datum und Zeichen des für das
Bauvorhaben zuständigen Sachbearbeiters
oder seines Vertreters zu versehen.
VII. Abnahme
7.1 Bauleistungen sind nach
den gesetzlichen Vorschriften und den vertraglichen
Regelungen abzunehmen. Es gelten
insbesondere die VOB / VOL.
7.2 Vorbereitung der Abnahme:
Unmittelbar nach Anmeldung der Abnahme
ist dies dem Amtsvorsteher anzuzeigen.
7.3 Durchführung der Abnahme:
Über
die Abnahme ist eine Abnahmeniederschrift gemäß VHB anzufertigen.
An
der Abnahme teilnehmen sollen: ein Vertreter des Amtsauschusses, der
verantwortliche Bauleiter des ausführenden Betriebes oder ein Stellvertreter,
ein Vertreter des mit der Bauüberwachung beauftragten Planungsbüros und ein
Mitarbeiter der zuständigen Fachabteilung des Amtes Rostocker Heide.
Diese
haben ihre Teilnahme bzw. ihr Einverständnis mit der Abnahme mittels
Unterschrift auf der Abnahmeniederschrift zu bestätigen.
Die
Abnahmeniederschrift im Original verbleibt in der Projektakte im Amt Rostocker
Heide. Ausführender Betrieb, Planer und Vertreter des Amtsauschusses erhalten
je eine Abschrift.
VIII. Sicherheiten und Fristenüberwachung
8.1 Nach erfolgter Abnahme
ist der Sicherheitseinbehalt durch einen
Mängelansprücheeinbehalt
entsprechend der gesetzlichen Festlegungen abzulösen. Dieser wird als Einbehalt
von der Schlussrechnung abgezogen. Der Mängelansprücheeinbehalt kann durch eine
Bankbürgschaft auf Grundlage der Bürgschaftsurkunde laut VHB EFB-Sich 2
abgelöst werden.
Für
Auftragswerte unter 10.000,- € wird keine Sicherheit einbehalten.
8.2 Über sämtliche Abnahmen
ist zur Überwachung der Mängelansprüchefristen ein
Kalender zu führen. Die Abnahmen sind
unmittelbar nach Erfolgen in diesen
Mängelansprüchekalender einzutragen
einschließlich der Eintragungen des Termins
über den Ablauf der Mängelansprüchefrist
und eines Erinnerungstermins einen Monat
vorher.
8.3 Vor Ablauf der
Mängelansprüchefrist, im Regelfall eine Woche vor Fristablauf, ist
eine Abnahme durchzuführen. Über die
Absicht der Durchführung der Abnahme ist
der Amtsvorsteher umgehend zu informieren.
An
der Abnahme vor Ablauf der Mängelansprüchefrist teilnehmen sollen: ein
Vertreter des Amtsauschusses, der verantwortliche Bauleiter des ausführenden
Betriebes oder ein Stellvertreter, ein Vertreter des mit der Bauüberwachung
beauftragten Planungsbüros und ein Mitarbeiter der zuständigen Fachabteilung
des Amtes Rostocker Heide.
Über die Abnahme ein Protokoll anzufertigen.
8.4 Die Herausgabe von
Bürgschaften, auch von Teilbürgschaften, darf erst erfolgen,
wenn die mängelfreie Herstellung
kontrolliert und eine Abnahme erfolgt ist.
VIIII. Überleiten in die Bewirtschaftung
9.1 Durch die für die Baumaßnahme zuständige
Fachabteilung ist über die Abnahme und
Übernahme
baulicher Anlagen und in Folge über die Übernahme in die Bewirtschaftung,
die für
die Bewirtschaftung zuständige Fachabteilung zu informieren. Damit verbunden
ist die
Übergabe von Bestandsunterlagen, insbesondere –zeichnungen und eine
Zusammenstellung der Herstellungskosten.
X. Inkrafttreten
10.1 Diese Vergabeordnung tritt am Tage nach ihrer
Unterzeichnung in Kraft.
Gelbensande, den
Frau Dr. Verena Schöne
Amtsvorsteher