Sitzung: 27.01.2009 Gemeindevertretung Mönchhagen
Beschluss: geändert beschlossen
Abstimmung: Ja: 6, Nein: -, Enthaltungen: -, Befangen: -
Beschluss:
Die Gemeindevertretung Mönchhagen beschließt
folgende Vergabeordnung:
Vergabeordnung der Gemeinde Mönchhagen
über die
Beschaffungen, die Vergabe von Leistungen, die Überwachung von Leistungen und
Gewährleistungen
I. Allgemeines
1.1 Bei Beschaffungen, bei der
Vergabe von Leistungen, der Überwachung von Leistungen und Gewährleistungen
sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften zu beachten.
Bei der Beschaffung und Vergabe von Leistungen ist insbesondere die VOL bzw. VOB in der jeweils gültigen Fassung maßgeblich und als ganzes zu vereinbaren. Rechtsgrundlage zur Wahl der Vergabe- bzw. Verfahrensart ist § 3 VOB/A bzw. § 3 VOL/A in Verbindung mit dem Wertgrenzenerlass des Wirtschaftsministeriums des Landes Mecklenburg-Vorpommern in der aktuellen Fassung.
1.2 Die Vorschriften der VOB/VOL finden keine Anwendung,
sofern Leistungen und
Lieferungen bei Havarien, öffentlichen Notständen oder Katastrophen unabweisbar und unaufschiebbar notwendig werden. Die unaufschiebbaren Tatbestände sind nachzuweisen und schriftlich festzuhalten.
II. Ausschreibung und Teilnehmerwettbewerb
2.1 Öffentliche
Ausschreibungen bzw. Teilnehmerwettbewerbe erfolgen über die öffentlichen
Ausschreibungsblätter der BI. Bei bedeutenden Baumaßnahmen und im Bedarfsfall
kann ein Hinweis auf diese Veröffentlichungen in der Tagespresse und in
Fachzeitschriften erscheinen.
Darüber hinaus können bei
bedeutenden Baumaßnahmen und im Bedarfsfall Veröffentlichungen über weitere
auch elektronische Veröffentlichungsmedien erfolgen.
EU-weite Ausschreibungen sind dem Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften zu übermitteln und erst nach dortiger Veröffentlichung zusätzlich in den Ausschreibungsblättern und gegebenenfalls der Tagespresse bekannt zu machen.
2.2 Die Ausschreibungen sind im Einvernehmen mit dem Bürgermeister von der jeweiligen Fachabteilung in deren Verantwortung vorzubereiten und durchzuführen. Bei Auftragswerten bis 30.000,- € (netto) sind in erster Linie Handwerksbetriebe und baugewerbliche Kleinstbetriebe aus dem Amtsbereich zu beteiligen.
2.3 Ausschreibungen dürfen
erst vorgenommen werden, wenn
a) die
benötigten Haushaltsmittel bereitstehen.
b) die
Ausschreibungsunterlagen in allen Teilen fertig gestellt sind.
III. Behandlung der Angebote
3.1. Die eingereichten und
als solche gekennzeichneten Angebote sind im ungeöffneten
Umschlag durch das
Sekretariat des Amtes Rostocker Heide mit laufender Nummer, Datum und Uhrzeit
des Eingangs und Handzeichen zu versehen und an die Fachabteilung
weiterzugeben. Diese hält die Angebote bis zum Eröffnungstermin unter
Verschluss.
3.2 Die geöffneten und
gekennzeichneten Angebote sind nach Prüfung und Zuschlag 10 Jahre
zu archivieren. Die
Angebotsinhalte sind geheim zu halten.
3.3 Das Vergabeergebnis ist
aktenkundig zu machen. Es ist insbesondere auch die
ausgewählte Vergabeart gem. VOB/VOL zu begründen.
3.4 Die Prüfung von Angeboten
hat bei Leistungen, für die ein Planungsbüro mit der
Mitwirkung bei der Vergabe
beauftragt ist, durch das beauftragte Planungsbüro zu erfolgen. Sie umfasst die
rechnerische Prüfung, einen Preisspiegel mit Hinweis auf auffällige
Einheitspreise, einen Vergabevorschlag mit Begründung auf Grundlage der VOB.
3.5 Die geprüften Angebote
für Bauleistungen sind mit einem Stempel
Fachtechnisch und rechnerisch geprüft
Festgestellt auf ______________ EUR
Ort, Datum,
_____________________ (Unterschrift)
Bezeichnung
des Planungsbüros
der Farbe grün zu versehen.
Korrekturvermerke erfolgen in der Farbe grün.
3.6 Mit Übergabe des
Vergabevorschlags sind die vollständigen Original-Angebote und das
vollständig ausgefüllte Submissionsprotokoll an das Amt Rostocker Heide zum Verbleib auszuhändigen.
IV. Vergabeentscheidung
4.1 Für die
Vergabeentscheidungen ist von der Fachabteilung des Amtes Rostocker Heide
ein
Vergabevorschlag, im
Regelfall auf Grundlage des Vergabevorschlags des Planungsbüros, zu erarbeiten. Dabei sind die Grundsätze der
Verdingungsordnungen, die Vorschriften des
Haushaltsrechts, das Gebot
der Wirtschaftlichkeit und die Interessen der betreffenden Gemeinde zu beachten. Die
Vergabeentscheidungen werden getroffen durch:
Lfd. Nr. |
über € |
bis € |
Art der Vergabe |
Einholen von Angeboten |
Vergabestelle |
1 |
- |
1000,- |
freihändig |
das Einholen von Angeboten ist
entbehrlich |
LVB |
2 |
1001,- |
5000,- |
freihändig |
mind. drei aktenkundige Angebote
formlos abfragen (Telefon oder Fax, u.a.) |
Bürgermeister |
3 |
5001,- |
30.000,- |
freihändig |
mindestens 3 Anbieter
schriftlich zu einem Angebot auffordern ² |
Bürgermeister |
4 |
30.001,- |
300.000,- |
beschränkte Ausschreibung |
beschränkte Ausschreibung ³ |
Gemeindevertretung |
5 |
300.001,- |
und
mehr |
öffentliche Ausschreibung |
öffentliche Ausschreibung |
Gemeindevertretung |
- Wertangaben ohne Mehrwertsteuer
- ²: Es müssen mindestens drei
Angebote schriftlich vorliegen.
- ³: Es müssen mindestens fünf
Angebote schriftlich vorliegen.
4.2 Die Vergaben sind durch den verantwortlichen
Sachbearbeiter kurzfristig abzuwickeln.
4.3 Vor Vergabe der Lieferung
oder Leistungen ist von den zuständigen Sachbearbeitern
festzustellen, ob die Vergabesumme im Rahmen der veranschlagten Kosten liegt. Grundsätzlich sind die Vergabesummen in Bezug auf die veranschlagten Kosten gewerkweise zu prüfen. Bei Überschreitung der veranschlagten Kosten sind vom beauftragten Planungsbüro oder dem Sachbearbeiter Einsparmöglichkeiten aufzuzeigen. Sind keine Einsparmöglichkeiten möglich, so sind vor Vergabe zusätzliche Mittel zu beantragen und Deckungsvorschläge zu erarbeiten.
V. Auftragserteilung
5.1 Auftragserteilungen
bedürfen grundsätzlich der Schriftform. Zu verwenden sind die
Formblätter des VHB. Die
Auftragserteilung hat auf Grundlage des Angebotes bzw. des vom Planungsbüro zu
erstellenden Auftrags-LV’s zu erfolgen.
Ist im Ausnahmefall nach 1.2
eine mündliche Vergabe nicht zu vermeiden, so ist die schriftliche Bestätigung
der Vergabe unverzüglich nachzuholen.
Im Auftragsschreiben ist zu
ergänzen, dass der Einbehalt für Mängelansprüche erst mit
Ende der Mängelansprüchefrist nach 4 Jahren ausgezahlt wird.
5.2 Als Sicherheit für die
Vertragserfüllung sind bei Bauleistungen mit einer Bausumme von
mehr als 25.000 EUR 5
% der Auftragssumme einzubehalten. Dies erfolgt in der Form, dass bei
Abschlagsrechnungen bis zum Erreichen des Sicherheitseinbehaltes bis zu 10 %
der Rechnungssumme einbehalten wird. Der Sicherheitseinbehalt kann durch
Vorlegen einer Bankbürgschaft auf Grundlage der Bürgschaftsurkunde laut VHB
EFB-Sich 1 abgelöst werden.
VI. Rechnungslegung
6.1 Die Rechnungsprüfung
erfolgt bei Bauleistungen, für die ein Planungsbüro mit der
Bauüberwachung beauftragt
ist, durch das beauftragte Planungsbüro. Rechnungen sind zweifach, jeweils mit
einem Prüfstempel
Fachtechnisch und rechnerisch richtig befunden.
Endbetrag: ________________________EUR
Ort, Datum,
___________________________ (Unterschrift)
Bezeichnung
des Planungsbüros“
der Farbe grün versehen durch
das Planungsbüro einzureichen.
Sämtliche Korrekturen in
Rechnungen und Aufmassen sind in der Farbe grün
vorzunehmen. Architekten- und Ingenieurverträge sind diesbezüglich zu ergänzen.
6.2 Die Rechnungen bei
Bauleistungen sind zur Anweisung mit einem Prüfvermerk (Stempel) über Höhe des anzuweisenden Betrages, Datum
und Zeichen des für das Bauvorhaben
zuständigen Sachbearbeiters
oder seines Vertreters zu versehen.
VII. Abnahme
7.1 Bauleistungen sind nach
den gesetzlichen Vorschriften und den vertraglichen Regelungen
abzunehmen. Es gelten
insbesondere die VOB / VOL.
7.2 Vorbereitung der Abnahme:
Unmittelbar nach Anmeldung der Abnahme
ist dies dem Bürgermeister anzuzeigen.
7.3 Durchführung der Abnahme:
Über die Abnahme ist eine
Abnahmeniederschrift gemäß VHB anzufertigen.
An der Abnahme teilnehmen
sollen: ein Vertreter der Gemeinde, der verantwortliche Bauleiter des
ausführenden Betriebes oder ein Stellvertreter, ein Vertreter des mit der
Bauüberwachung beauftragten Planungsbüros und ein Mitarbeiter der zuständigen
Fachabteilung des Amtes Rostocker Heide.
Diese haben ihre Teilnahme
bzw. ihr Einverständnis mit der Abnahme mittels Unterschrift auf der
Abnahmeniederschrift zu bestätigen.
Die Abnahmeniederschrift im Original verbleibt in der Projektakte im Amt Rostocker Heide. Ausführender Betrieb, Planer und Vertreter der Gemeinde erhalten je eine Abschrift.
VIII. Sicherheiten und Fristenüberwachung
8.1 Nach erfolgter Abnahme
ist der Sicherheitseinbehalt durch einen
Mängelansprücheeinbehalt von 3 % abzulösen. Dieser wird als Einbehalt von der Schlussrechnung abgezogen. Der Mängelansprücheeinbehalt kann durch eine Bankbürgschaft auf Grundlage der Bürgschaftsurkunde laut VHB EFB-Sich 2 abgelöst werden.
Für Auftragswerte unter 10.000,- € wird keine Sicherheit einbehalten.
8.2 Über sämtliche Abnahmen
ist zur Überwachung der Mängelansprüchefristen ein Kalender zu
führen. Die Abnahmen sind
unmittelbar nach Erfolgen in diesen Mängelansprüchekalender
einzutragen einschließlich
der Eintragungen des Termins über den Ablauf der
Mängelansprüchefrist und
eines Erinnerungstermins einen Monat vorher.
8.3 Vor Ablauf der
Mängelansprüchefrist, im Regelfall eine Woche vor Fristablauf, ist eine
Abnahme
durchzuführen. Über die Absicht der Durchführung der Abnahme ist der
Bürgermeister umgehend zu informieren.
An der Abnahme vor Ablauf der
Mängelansprüchefrist teilnehmen sollen: ein Vertreter der Gemeinde, der
verantwortliche Bauleiter des ausführenden Betriebes oder ein Stellvertreter,
ein Vertreter des mit der Bauüberwachung beauftragten Planungsbüros und ein
Mitarbeiter der zuständigen Fachabteilung des Amtes Rostocker Heide.
Über die Abnahme ein Protokoll anzufertigen.
8.4 Die Herausgabe von
Bürgschaften, auch von Teilbürgschaften, darf erst erfolgen, wenn
die mängelfreie Herstellung
kontrolliert und eine Abnahme erfolgt ist.
VIIII. Überleiten in die Bewirtschaftung
9.1 Durch die für die Baumaßnahme zuständige
Fachabteilung ist über die Abnahme und
Übernahme baulicher Anlagen und in Folge über die
Übernahme in die Bewirtschaftung, die für die Bewirtschaftung zuständige
Fachabteilung zu informieren. Damit verbunden ist die
Übergabe von Bestandsunterlagen, insbesondere
–zeichnungen und eine Zusammenstellung
der Herstellungskosten.
X. Inkrafttreten
10.1 Diese Vergabeordnung tritt am Tage nach ihrer
Unterzeichnung in Kraft.
Mönchhagen, 27.01.2009
Helga Westland
Bürgermeisterin