Beschluss:

Die Gemeindevertretung beschließt die Vergabeordnung mit den vorgeschlagenen Änderungen.

 

Vergabeordnung der Gemeinde Rövershagen

über die Beschaffungen, die Vergabe von Leistungen, die Überwachung von Leistungen und Gewährleistungen

 

I. Allgemeines

1.1   Bei Beschaffungen, bei der Vergabe von Leistungen, der Überwachung von Leistungen und Gewährleistungen sind die jeweils geltenden Rechtsvorschriften zu beachten.

Bei der Beschaffung und Vergabe von Leistungen ist insbesondere die VOL bzw. VOB in der jeweils gültigen Fassung maßgeblich und als ganzes zu vereinbaren. Rechtsgrundlage zur Wahl der Vergabe- bzw. Verfahrensart ist § 3 VOB/A bzw. § 3 VOL/A in Verbindung mit dem Wertgrenzenerlass des Wirtschaftsministeriums des Landes Mecklenburg-Vorpommern in der aktuellen Fassung.

 

1.2   Die Vorschriften der VOB/VOL finden keine Anwendung, sofern Leistungen und

Lieferungen bei Havarien, öffentlichen Notständen oder Katastrophen unabweisbar und unaufschiebbar notwendig werden. Die unaufschiebbaren Tatbestände sind nachzuweisen und schriftlich festzuhalten.

 

II. Ausschreibung und Teilnehmerwettbewerb

2.1 Öffentliche Ausschreibungen bzw. Teilnehmerwettbewerbe erfolgen über die öffentlichen

Ausschreibungsblätter der BI. Bei bedeutenden Baumaßnahmen und im Bedarfsfall kann ein Hinweis auf diese Veröffentlichungen in der Tagespresse und in Fachzeitschriften erscheinen.

Darüber hinaus können bei bedeutenden Baumaßnahmen und im Bedarfsfall Veröffentlichungen über weitere auch elektronische Veröffentlichungsmedien erfolgen.

 

EU-weite Ausschreibungen sind dem Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften zu übermitteln und erst nach dortiger Veröffentlichung zusätzlich in den Ausschreibungsblättern und gegebenenfalls der Tagespresse bekannt zu machen.

 

2.2 Die Ausschreibungen sind im Einvernehmen mit dem Bürgermeister von der jeweiligen

Fachabteilung in deren Verantwortung vorzubereiten und durchzuführen. Bei Auftragswerten bis 30.000,- € (netto) sind in erster Linie Handwerksbetriebe und baugewerbliche Kleinstbetriebe aus dem Amtsbereich zu beteiligen.

 

2.3 Ausschreibungen dürfen erst vorgenommen werden, wenn

       a) die benötigten Haushaltsmittel bereitstehen.

       b) die Ausschreibungsunterlagen in allen Teilen fertig gestellt sind.

 

III. Behandlung der Angebote

3.1. Die eingereichten und als solche gekennzeichneten Angebote sind im ungeöffneten

Umschlag durch das Sekretariat des Amtes Rostocker Heide mit laufender Nummer, Datum und Uhrzeit des Eingangs und Handzeichen zu versehen und an die Fachabteilung weiterzugeben. Diese hält die Angebote bis zum Eröffnungstermin unter Verschluss.

 

3.2 Die geöffneten und gekennzeichneten Angebote sind nach Prüfung und Zuschlag 10 Jahre

      zu archivieren. Die Angebotsinhalte sind geheim zu halten.

 

3.3 Das Vergabeergebnis ist aktenkundig zu machen. Es ist insbesondere auch die

      ausgewählte Vergabeart gem. VOB/VOL zu begründen.

 

3.4 Die Prüfung von Angeboten hat bei Leistungen, für die ein Planungsbüro mit der

Mitwirkung bei der Vergabe beauftragt ist, durch das beauftragte Planungsbüro zu erfolgen. Sie umfasst die rechnerische Prüfung, einen Preisspiegel mit Hinweis auf auffällige Einheitspreise, einen Vergabevorschlag mit Begründung auf Grundlage der VOB.

 

3.5 Die geprüften Angebote für Bauleistungen sind mit einem Stempel

 

Fachtechnisch und rechnerisch geprüft

Festgestellt auf ______________ EUR

Ort, Datum, _____________________  (Unterschrift)

Bezeichnung des Planungsbüros

 

      der Farbe grün zu versehen. Korrekturvermerke erfolgen in der Farbe grün.

 

3.6 Mit Übergabe des Vergabevorschlags sind die vollständigen Original-Angebote und das

vollständig ausgefüllte Submissionsprotokoll an das Amt Rostocker Heide zum Verbleib auszuhändigen.

 

IV. Vergabeentscheidung

 

4.1 Für die Vergabeentscheidungen ist von der Fachabteilung des Amtes Rostocker Heide ein  

      Vergabevorschlag, im Regelfall auf Grundlage des Vergabevorschlags des Planungsbüros, 

      zu erarbeiten. Dabei sind die Grundsätze der Verdingungsordnungen, die Vorschriften des

      Haushaltsrechts, das Gebot der Wirtschaftlichkeit und die Interessen der betreffenden

      Gemeinde zu beachten. Die Vergabeentscheidungen werden getroffen durch:

 

Lfd. Nr.	über €	bis €	Art der Vergabe	Einholen von Angeboten	Vergabestelle
1	-	1000,-	freihändig	das Einholen von Angeboten ist entbehrlich	LVB
2	1001,-	5000,-	freihändig	mind. drei aktenkundige Angebote formlos abfragen (Telefon oder Fax, u.a.)	Bürgermeister
3	5001,-	30.000,-	freihändig	mindestens 3 Anbieter schriftlich zu einem Angebot auffordern          ²	Bürgermeister
4	30.001,-	300.000,-	beschränkte Ausschreibung	beschränkte Ausschreibung                                ³	Hauptausschuss
5	300.001,-	und mehr	öffentliche Ausschreibung	öffentliche Ausschreibung	Gemeindevertretung

 

-     Wertangaben ohne Mehrwertsteuer

- ²: Es müssen mindestens drei Angebote schriftlich vorliegen.

- ³: Es müssen mindestens fünf Angebote schriftlich vorliegen.

 

4.2 Die Vergaben sind durch den verantwortlichen Sachbearbeiter kurzfristig abzuwickeln.

 

4.3 Vor Vergabe der Lieferung oder Leistungen ist von den zuständigen Sachbearbeitern

festzustellen, ob die Vergabesumme im Rahmen der veranschlagten Kosten liegt. Grundsätzlich sind die Vergabesummen in Bezug auf die veranschlagten Kosten gewerkweise zu prüfen. Bei Überschreitung der veranschlagten Kosten sind vom beauftragten Planungsbüro oder dem Sachbearbeiter Einsparmöglichkeiten aufzuzeigen. Sind keine Einsparmöglichkeiten möglich, so sind vor Vergabe zusätzliche Mittel zu beantragen und Deckungsvorschläge zu erarbeiten.

 

 

V. Auftragserteilung

5.1 Auftragserteilungen bedürfen grundsätzlich der Schriftform. Zu verwenden sind die

Formblätter des VHB. Die Auftragserteilung hat auf Grundlage des Angebotes bzw. des vom Planungsbüro zu erstellenden Auftrags-LV’s zu erfolgen.

Ist im Ausnahmefall nach 1.2 eine mündliche Vergabe nicht zu vermeiden, so ist die schriftliche Bestätigung der Vergabe unverzüglich nachzuholen.

Im Auftragsschreiben ist zu ergänzen, dass der Einbehalt für Mängelansprüche erst mit

Ende der Mängelansprüchefrist nach 4 Jahren ausgezahlt wird.

 

5.2 Als Sicherheit für die Vertragserfüllung sind bei Bauleistungen mit einer Bausumme von

mehr als 25.000 EUR 5 % der Auftragssumme einzubehalten. Dies erfolgt in der Form, dass bei Abschlagsrechnungen bis zum Erreichen des Sicherheitseinbehaltes bis zu 10 % der Rechnungssumme einbehalten wird. Der Sicherheitseinbehalt kann durch Vorlegen einer Bankbürgschaft auf Grundlage der Bürgschaftsurkunde laut VHB EFB-Sich 1 abgelöst werden.

 

VI. Rechnungslegung

6.1 Die Rechnungsprüfung erfolgt bei Bauleistungen, für die ein Planungsbüro mit der

Bauüberwachung beauftragt ist, durch das beauftragte Planungsbüro. Rechnungen sind zweifach, jeweils mit einem Prüfstempel

Fachtechnisch und rechnerisch richtig befunden.

Endbetrag: ________________________EUR

Ort, Datum, ___________________________ (Unterschrift)

Bezeichnung des Planungsbüros“

der Farbe grün versehen durch das Planungsbüro einzureichen.

 

 Sämtliche Korrekturen in Rechnungen und Aufmassen sind in der Farbe grün  

 vorzunehmen. Architekten- und Ingenieurverträge sind diesbezüglich zu ergänzen.

 

6.2 Die Rechnungen bei Bauleistungen sind zur Anweisung mit einem Prüfvermerk (Stempel)

      über Höhe des anzuweisenden Betrages, Datum und Zeichen des für das Bauvorhaben 

      zuständigen Sachbearbeiters oder seines Vertreters zu versehen.

 

VII. Abnahme

7.1 Bauleistungen sind nach den gesetzlichen Vorschriften und den vertraglichen Regelungen

abzunehmen. Es gelten insbesondere die VOB / VOL.       

 

7.2 Vorbereitung der Abnahme:

      Unmittelbar nach Anmeldung der Abnahme ist dies dem Bürgermeister anzuzeigen.

 

7.3 Durchführung der Abnahme:

Über die Abnahme ist eine Abnahmeniederschrift gemäß VHB anzufertigen.

An der Abnahme teilnehmen sollen: ein Vertreter der Gemeinde, der verantwortliche Bauleiter des ausführenden Betriebes oder ein Stellvertreter, ein Vertreter des mit der Bauüberwachung beauftragten Planungsbüros und ein Mitarbeiter der zuständigen Fachabteilung des Amtes Rostocker Heide.

Diese haben ihre Teilnahme bzw. ihr Einverständnis mit der Abnahme mittels Unterschrift auf der Abnahmeniederschrift zu bestätigen.

Die Abnahmeniederschrift im Original verbleibt in der Projektakte im Amt Rostocker Heide. Ausführender Betrieb, Planer und Vertreter der Gemeinde erhalten je eine Abschrift.

 

VIII. Sicherheiten und Fristenüberwachung

8.1 Nach erfolgter Abnahme ist der Sicherheitseinbehalt durch einen

Mängelansprücheeinbehalt von 3 % abzulösen. Dieser wird als Einbehalt von der Schlussrechnung abgezogen. Der Mängelansprücheeinbehalt kann durch eine Bankbürgschaft auf Grundlage der Bürgschaftsurkunde laut VHB EFB-Sich 2 abgelöst werden.

Für Auftragswerte unter 10.000,- € wird keine Sicherheit einbehalten.

 

8.2 Über sämtliche Abnahmen ist zur Überwachung der Mängelansprüchefristen ein Kalender zu

      führen. Die Abnahmen sind unmittelbar nach Erfolgen in diesen Mängelansprüchekalender

      einzutragen einschließlich der Eintragungen des Termins über den Ablauf der

      Mängelansprüchefrist und eines Erinnerungstermins einen Monat vorher.

 

8.3 Vor Ablauf der Mängelansprüchefrist, im Regelfall eine Woche vor Fristablauf, ist eine

Abnahme durchzuführen. Über die Absicht der Durchführung der Abnahme ist der Bürgermeister umgehend zu informieren.

An der Abnahme vor Ablauf der Mängelansprüchefrist teilnehmen sollen: ein Vertreter der Gemeinde, der verantwortliche Bauleiter des ausführenden Betriebes oder ein Stellvertreter, ein Vertreter des mit der Bauüberwachung beauftragten Planungsbüros und ein Mitarbeiter der zuständigen Fachabteilung des Amtes Rostocker Heide.

Über die Abnahme ein Protokoll anzufertigen.

 

8.4 Die Herausgabe von Bürgschaften, auch von Teilbürgschaften, darf erst erfolgen, wenn  

      die mängelfreie Herstellung kontrolliert und eine Abnahme erfolgt ist.

 

VIIII. Überleiten in die Bewirtschaftung

9.1 Durch die für die Baumaßnahme zuständige Fachabteilung ist über die Abnahme und

      Übernahme baulicher Anlagen und in Folge über die Übernahme in die Bewirtschaftung, die  

      für die Bewirtschaftung zuständige Fachabteilung zu informieren. Damit verbunden ist die

      Übergabe von Bestandsunterlagen, insbesondere –zeichnungen und eine Zusammenstellung

      der Herstellungskosten.

 

X. Inkrafttreten

10.1 Diese Vergabeordnung tritt am Tage nach ihrer Unterzeichnung in Kraft.

 

Rövershagen,   .  .2009

 

Verena Schöne

Bürgermeisterin